Dictamen de la Ley Federal de Archivos

DICTAMEN De la Comisión de Gobernación, con proyecto de decreto que expide la Ley Federal de Archivos

Honorable Asamblea:
A la Comisión de Gobernación de la LXI Legislatura fue turnado para estudio, análisis y dictamen correspondiente el dictamen con proyecto de decreto que expide la Ley Federal de Archivos.
Esta comisión, con fundamento en lo dispuesto en los artículos 72 y 73, fracción XXX, y a la luz de lo dispuesto en el 6o. de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y 39 y 45, numerales 6, incisos e) y f), y 7, de la Ley Orgánica del Congreso General de los Estados Unidos Mexicanos, así como 80, 157, numeral 1, fracción I, 158, numeral 1, fracción IV, y 167, numeral 4, del Reglamento de la Cámara de Diputados, y habiendo analizado el contenido de la minuta de referencia, somete a consideración de esta honorable asamblea el presente dictamen, con base en los siguientes
Antecedentes

1. Con fecha catorce de septiembre de dos mil seis, el diputado César Camacho Quiroz, integrante del Grupo Parlamentario del Partido Revolucionario Institucional, haciendo uso de la facultad que les confiere el artículo 71, fracción II, de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, presentó ante el Pleno de la Cámara de Diputados, la iniciativa con proyecto de decreto que expide la Ley Federal de Archivos y reforma el artículo 27, fracción XIX, de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.
2. En la misma fecha, catorce de septiembre de dos mil seis, el presidente de la Mesa Directiva de la Cámara de Diputados dispuso que dicha iniciativa fuera turnada a la Comisión de Gobernación, con opinión de la Comisión de Presupuesto y Cuenta Pública, para su estudio y análisis correspondiente.
3. Con fecha catorce de noviembre de dos mil seis, los diputados Carlos Madrazo Limón, integrante del Grupo Parlamentario del Partido Acción Nacional y Ruth Zavaleta Salgado, integrante del Grupo Parlamentario del Partido de la Revolución Democrática, haciendo uso de la facultad que les confiere el artículo 71, fracción II, de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, presentó ante el Pleno de la Cámara de Diputados, la iniciativa con proyecto de decreto que expide la Ley Federal de Archivos.
4. En esa fecha, catorce de noviembre de dos mil seis, el presidente de la Mesa Directiva de la Cámara de Diputados dispuso que dicha iniciativa fuera turnada a la Comisión de Gobernación, con opinión de la Comisión de Presupuesto y Cuenta Pública, para su estudio y análisis correspondiente.
5 El once de septiembre de dos mil siete, la Comisión de Presupuesto y Cuenta Público envió a la Comisión de Gobernación la valoración del impacto presupuestario de la iniciativa con proyecto de decreto por el que se crea la Ley Federal de Archivos y reforma el artículo 27, fracción XIX, de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal presentada por el diputado César Camacho Quiroz.
6. Al respecto, después de presentar sus consideraciones a la comisión dictaminadora, la Comisión de Presupuesto y Cuenta Pública concluyó: “No hay impacto presupuestal alguno en la Iniciativa que crea la Ley Federal de Archivos”.
7. El once de septiembre de dos mil siete, la Comisión de Presupuesto y Cuenta Público envió a la Comisión de Gobernación la valoración del impacto presupuestario de la iniciativa con proyecto de decreto por el que se crea la Ley Federal de Archivos, presentada por los diputados Carlos Madrazo Limón y Ruth Zavaleta Salgado.
8. Al respecto, después de presentar sus consideraciones a la comisión dictaminadora, la Comisión de Presupuesto y Cuenta Pública concluyó: “No hay impacto presupuestal alguno en la Iniciativa que crea la Ley Federal de Archivos”.
9. Con fecha dieciocho de marzo de dos mil nueve, los diputados integrantes de la Comisión de Gobernación aprobaron el presente dictamen.
10. En sesión del dos de abril de dos mil nueve, la mesa directiva de la Cámara de Senadores del Honorable Congreso de la Unión recibió la minuta de la colegisladora con proyecto de decreto que expide la Ley Federal de Archivos, siendo turnada, para su estudio y dictamen, a las Comisiones Unidas de Gobernación y de Estudios Legislativos.
11. En sesión del veintidós de marzo de dos mil once, el Senado aprobó el dictamen de las Comisiones Unidas de Gobernación y de Estudios Legislativos por el que se expide la Ley Federal de Archivos, siendo aprobado por 85 votos, devolviéndose a la Cámara de Diputados para los efectos del artículo 72, inciso e) de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
12. En sesión del veintinueve de marzo de dos mil once, la Cámara de Diputados recibió la minuta de referencia, siendo turnada, para su estudio y dictamen, a la Comisión de Gobernación.
13. En sesión de treinta de noviembre de dos mil once, los integrantes de la Comisión de Gobernación aprobaron el presente dictamen.
Contenido de la minuta
I. La colegisladora señala que “hasta antes del año 2002, en el que se publicó la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, los grandes cambios en el sistema político mexicano, que abonaron al avance democrático en el país, tuvieron como objeto el impulso de la competencia electoral, la consolidación del sistema de partidos políticos, el incremento de la participación política ciudadana y la mejora de los mecanismos de representación popular”, en clara alusión a la importancia que la transparencia tiene en un sistema democrático, sistema que en México no ha estado acompañado con el impulso de otros principios básicos para la consolidación de la democracia, como la transparencia de la gestión pública y la rendición de cuentas, “salvo por acciones aisladas como la reforma del artículo 6o. de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en 1977, que estableció como obligación del Estado, garantizar el derecho a la información. Cabe decir que en los siguientes veinticinco años, ese derecho no se reglamentó ni reguló en lo específico. En ese contexto, el tema de la organización y conservación de los archivos gubernamentales estuvo también rezagado, por no decir abandonado”.
II. Con la publicación de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, no hubo avances modernizadores de la regulación de los archivos del país. La normatividad que hasta ese entonces se publicó sobre la materia se trató más bien de disposiciones vinculadas con el tema del patrimonio documental y del plazo de conservación de archivos, y no de normas técnicas o principios rectores de la conservación y organización de archivos, que atendieran las mejores prácticas internacionales en la organización, administración, conservación y localización expedita de los archivos.
III. Con la publicación y entrada en vigor de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, sostiene acertadamente la colegisladora, “abrió una ventana de oportunidad para avanzar en el tema de la organización y conservación de los archivos”.
Bien se afirma que “los documentos, y por lo tanto los archivos, son el insumo principal para satisfacer la demanda de transparencia”. Si no se cuenta con archivos bien organizados y debidamente conservados, el derecho de acceso a la información se ve seriamente obstaculizado o incluso anulado. La ausencia de legislación que: “regulen la organización y conservación de archivos, en muchas ocasiones, ha tenido como consecuencia la pérdida o destrucción de información relevante y el incremento del costo del acceso a la información”. No se podrá lograr la transparencia en un ambiente donde la información no está disponible y no se puede localizar de manera expedita.
Las comisiones dictaminadoras sostienen que: “no es suficiente que el derecho de acceso esté garantizado por la ley, sino que es necesario que existan las condiciones materiales para poder ejercerlo. En ese sentido, la transparencia y el acceso a la información requieren que los documentos de los sujetos obligados cumplan con su función principal de ser evidencia de las actividades llevadas a cabo por estos últimos en el ejercicio de sus atribuciones. Para ello, los documentos deben organizarse y conservarse de forma tal que no se comprometa su valor probatorio, y se garantice su autenticidad, completitud, fiabilidad e inalterabilidad. El papel de los archivos de resguardar los documentos con valor continuo para la organización, al satisfacer requisitos administrativos, fiscales, contables o legales, o al tener valor histórico, es una forma de rendición de cuentas, pues permite evidenciar los actos de los sujetos obligados ante los ojos de otros actores”.
En ese sentido, la organización y conservación de los archivos gubernamentales es un elemento indispensable para la rendición de cuentas, la transparencia, el acceso a la información y para la formulación y ejecución eficiente y efectiva de políticas públicas y de las actividades del gobierno.
Para argumentar y sostener la importancia y necesidad de la expedición de una Ley de Archivos, la colegisladora analiza que con la publicación de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental; “los sujetos obligados por esa ley tuvieron que llevar a cabo diversas acciones con objeto de cumplir con lo establecido por dicha disposición. En el marco de esas acciones, los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo federal han incluido en la normatividad interna que regula los procedimientos para ejercer el derecho de acceso a la información, disposiciones relativas a la organización y conservación de los archivos, o bien, emitido lineamientos para regular la organización y conservación de los documentos que integran sus archivos, como es el caso de los Lineamientos de la Comisión de Transparencia y Acceso a la Información de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, del dos de junio de dos mil tres, relativos a la organización, catalogación, clasificación y conservación de la documentación de este Alto Tribunal; de los emitidos por el Instituto Federal Electoral en 2009, que llevan por nombre Lineamientos Generales para la organización y conservación de los Archivos de los Partidos y Agrupaciones Políticas Nacionales responsables en materia de transparencia ante el Instituto Federal Electora; así como de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos Administrativos del Tribunal Federal de Justicia Fiscal y Administrativa, publicados por ese Tribunal en el presente año; o el Manual de Archivo de la Universidad Nacional Autónoma de México, emitido en el año 2004, por citar algunos ejemplos”.
Respecto del Poder Ejecutivo federal, en el año 2004, con la publicación de los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, el Gobierno Federal hizo un notable esfuerzo por avanzar en el tema de la organización y conservación de los archivos. Dichos Lineamientos establecen los instrumentos de control y consulta archivística con los que deben contar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, así como los estándares archivísticos que deben observar estas últimas en el mantenimiento, conservación y depuración de los documentos de sus archivos.
Si bien los lineamientos y manuales que se han publicado en la materia han constituido un importante esfuerzo por organizar y sistematizar la información que generan los sujetos obligados; las carencias de recursos, de personal especializado, así como de infraestructura física e informática no han permitido edificar un verdadero sistema archivístico, entendido éste como el mecanismo a través del cual las instituciones cuentan con información confiable y oportuna sobre sus acciones de gobierno y sus resultados.
IV. Advierte la colegisladora la urgencia de expedir una ley federal: “con un diseño moderno y de largo alcance, que establezca los criterios generales para la organización y conservación de los archivos de los tres poderes de la Unión y de todos los órganos federales, y que garantice la autenticidad, completitud, fiabilidad e inalterabilidad de los documentos que obren en los archivos de los sujetos obligados”.
V. Una vez analizada la minuta emanada de esta Cámara y remitida a la Colegisladora el 31 de marzo de 2009, realizan una serie de modificaciones a la propuesta a fin de detonar la referida política pública de mediano y largo plazo que mejore la situación de los archivos del país, y procede a la aprobación de la misma a fin de expedir una Ley Federal de Archivos que constituya el eje rector de la organización y conservación de los archivos en posesión de los Poderes de la Unión, de los organismos constitucionales autónomos y de los organismos con autonomía legal.
VI. La Colegisladora comparte que la Ley Federal de Archivos se construya a partir de cuatro principios generales: conservación, procedencia, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo. Entendiendo por conservación la adopción de medidas de índole técnica, administrativa, ambiental y tecnológica para la adecuada preservación de los archivos; la procedencia , es aquélla que tiene como fin conservar el orden original de cada fondo documental producido por los sujetos obligados en el desarrollo de su actividad institucional, para distinguirlo de otros fondos semejantes; la integridad consiste en garantizar que los documentos de archivo sean completos y veraces para reflejar con exactitud la información contenida; y la disponibilidad se trata de la adopción de medidas pertinentes para la localización de los documentos de archivo.
De esta forma la Cámara de Senadores propone la incorporación de un objetivo fundamental que materializa lo dispuesto en la fracción V del artículo 6o. de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en específico a aquél que prevé la fracción III del artículo 6o. del proyecto de decreto, el cual señala como uno de los objetivos de la Ley Federal de Archivos el “regular la organización y conservación del sistema institucional de archivos de los sujetos obligados, a fin de que éstos se preserven actualizados y permitan la publicación en medios electrónicos de la información relativa a sus indicadores de gestión y el ejercicio de recursos públicos, así como de aquélla que por su contenido tenga un alto valor para la sociedad”.
Con base en esos principios y objetivos, se propone que la Ley Federal de Archivos se erija en los cuatro ejes fundamentales que se detallan a continuación, y respecto de los cuales se explican las diferencias con la Minuta turnada por la Cámara de Diputados y las modificaciones hechas por la Cámara de Senadores.
Primer eje: Ámbito de aplicación. La colegisladora argumenta que el primer eje se refiere al ámbito de su aplicación, esto es debe reconocer como sujetos obligados, con los mismos deberes, al Poder Ejecutivo federal, compuesto por la Administración Pública Federal y la Procuraduría General de la República; al Poder Legislativo Federal, integrado por la Cámara de Diputados, la Cámara de Senadores, la Comisión Permanente y cualquiera de sus órganos; al Poder Judicial de la Federación y al Consejo de la Judicatura Federal; a los órganos constitucionales autónomos; a los tribunales administrativos federales, y a cualquier otro órgano federal. La Ley regulará a todos los poderes federales, sin exclusión alguna, lo que es indispensable para lograr políticas públicas de largo alcance. Con esto, la Ley garantizará que en los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo federal no se cree un estado de excepción o asimetrías, lo que a todas luces no tendría justificación alguna, pues sus documentos y archivos deben correr la misma suerte que los del Ejecutivo federal, al tratarse de documentos que registran el quehacer de instituciones públicas de orden federal.
Observa la Cámara de Senadores, que si bien la minuta, que la Cámara de Diputados remitió, reconoce a los mismos sujetos obligados, también lo es que en el desarrollo de las disposiciones nodales, sus artículos sólo refieren a las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, lo que impediría la instrumentación de una política en materia de archivos a nivel federal y generaría asimetrías en la aplicación de la Ley entre los sujetos obligados. Con objeto de corregir esta situación, el proyecto de decreto que se propone se refiere en todos los artículos en los que resulta aplicable, a los sujetos obligados en general, y no sólo a dependencias y entidades, lo que hace de inicio una importante distinción entre ambos proyectos.
En este tener el Senado de la República destaca que el artículo 6o. de la Minuta remitida por esta Cámara de Diputados establece que los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo federal “[...] establecerán mediante reglamentos o acuerdos de carácter general los órganos, criterios y procedimientos institucionales relativos a la administración de sus respectivos archivos, de acuerdo con los principios y reglas establecidos en la presente ley”,mientras que el artículo 25 del proyecto de decreto que se propone se señala que estos sujetos obligados “establecerán mediante reglamentos o acuerdos de carácter general las autoridades encargadas de aplicar esta ley y demás disposiciones secundarias a que se refiere dicho ordenamiento.” Es decir, a diferencia de la Minuta, el proyecto de decreto sólo acepta una excepción en lo que refiere a las autoridades que se encargarán de aplicar la Ley en los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo federal, sin hacer mención a los criterios y procedimientos institucionales, pues se considera que éstos no tendrían que diferenciarse entre sujetos obligados.
Aunado a lo anterior, y con el mismo nivel de importancia, el artículo 2o. de la ley establece que dicho cuerpo normativo es de observancia obligatoria para los servidores públicos federales a que se refiere el artículo 108 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Nuevamente, la aplicación de la ley no se limita al Poder Ejecutivo federal, sino que abarca a los representantes de elección popular, a los miembros del Poder Judicial federal, los funcionarios y empleados y, en general, a toda persona que desempeñe un empleo, cargo o comisión de cualquier naturaleza en el Congreso de la Unión, así como a los servidores públicos de los organismos a los que la Constitución otorgue autonomía.
Es indispensable establecer obligaciones específicas para los servidores públicos en materia de organización y conservación de archivos, no sólo porque en términos del artículo 8o. de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, es obligación de todo servidor público “custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o comisión, tenga bajo su responsabilidad, e impedir o evitar su uso, sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebidos”, sino porque la directa responsabilidad de los servidores públicos en el uso de los archivos que están a su cargo, permitirá transitar de una cultura en la que la información gubernamental se ha concebido como un bien del dominio privado de los servidores públicos, en la que estos últimos han dado un manejo personalizado y subjetivo a los archivos públicos; a una organización gubernamental en la que prevalezca el principio de que los documentos que genere, obtenga, adquiera o conserve el gobierno son un bien público. Basta recordar que la Ley General de Bienes Nacionales establece que los documentos y expedientes de las oficinas gubernamentales son bienes nacionales.
El aprovechamiento público o sociabilización de la información gubernamental requiere, sin lugar a dudas, establecer mecanismos que eviten el manejo discrecional de los documentos y archivos por parte de los servidores públicos.
Entre las responsabilidades específicas que la Ley establecerá para los servidores públicos, está la prohibición de sustraer documentos de archivo al concluir su empleo, cargo o comisión, y la obligación de entregar a quienes los sustituyan en sus funciones, los archivos organizados e instrumentos de consulta respectivos que se encontraban bajo su custodia.
La falta de una disposición que de manera expresa prohíba a los servidores públicos disponer discrecional e ilegalmente de la información que está bajo su custodia, y que los obligue a entregar los archivos de manera organizada, ha tenido como consecuencia serios abusos por parte de los servidores públicos. No ha sido extraño conocer casos en los que servidores públicos del más alto nivel jerárquico han sustraído documentos al final de su administración, sin la menor justificación, ni observancia de lo dispuesto por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Y no sólo eso, sino que han hecho uso del erario público para pagar la reproducción de la información y disfrutar en lo privado de un bien público.
Cuando un servidor público deja su empleo, cargo o comisión tiene responsabilidades con relación a lo que hizo o dejó de hacer en el puesto que desempeñó, pero no debe tener más privilegios o derechos que los que la ley le otorgue, por lo que si el servidor público requiere tener acceso a información fuera del ejercicio de sus funciones, deberá ejercer su derecho a través del procedimiento que establece la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, como lo haría cualquier persona, a fin de garantizar que el acceso a la información se dé en los términos que establece dicha ley, lo que implica el análisis de la naturaleza de la información y el cobro de los derechos respectivos.
En ese sentido, el artículo 7o. del proyecto de Ley establece con contundencia que “bajo ninguna excepción los servidores públicos podrán sustraer documentos de archivo al concluir su empleo, cargo o comisión”.
A la par, el proyecto de decreto de la Colegisladora proponen incluye la obligación de los servidores públicos de incluir en su acta entrega-recepción, la entrega de sus archivos.
Cabe señalar que este artículo es una de las modificaciones propuestas a la Minuta turnada por la Cámara de Diputados, la cual no prevé ninguna disposición relativa a la prohibición a los servidores públicos de sustraer documentos al terminar su encargo, ni a la obligación de incluir en las actas entrega-recepción la entrega de los archivos debidamente organizados.
Sin duda, una de las fortalezas de la ley estará en el ámbito de su aplicación, que abarca a todos los poderes federales y que es de observancia obligatoria para los servidores públicos federales a que refiere el artículo 108 de la Constitución.
Segundo eje: Diseño institucional. La colegisladora propone dotar al Archivo General de la Nación de plena autonomía de gestión y personalidad jurídica, y reconocerlo como el organismo descentralizado rector de la actividad archivística nacional y entidad central de consulta para la administración de los archivos administrativos e históricos.
En consecuencia, el título sexto de la ley propone modificar la naturaleza del Archivo General de la Nación, para que transite de órgano desconcentrado de la Secretaría de Gobernación, a organismo descentralizado de la administración pública federal.
Se propone que el director general sea designado por el presidente de la República, o a indicación de éste, a través del coordinador de sector, por el órgano de gobierno, lo que de manera implícita refleja la importancia del cargo. De esta forma la designación del titular del Archivo no será discrecional, pues la Colegisladora propone que para ocupar el cargo, el servidor público deberá cumplir con ciertos requisitos, entre ellos, haberse desempeñado destacadamente en actividades profesionales, de servicio público o académicas, relacionadas con la materia de la Ley Federal de Archivos.
La propuesta de transformar el Archivo General de la Nación en un organismo descentralizado implica también un cambio en su estructura interna, pues la Ley Federal de las Entidades Paraestatales establece en su artículo 17 que “la administración de los organismos descentralizados estará a cargo de un órgano de gobierno que podrá ser una junta de gobierno o su equivalente y un director general”. Para el caso específico del Archivo General de la Nación, la colegisladora propone, en el artículo 46 de la ley, que su órgano de gobierno se componga por un presidente, que será designado por el secretario de Gobernación; los servidores públicos designados por los titulares de Presidencia de la República, Secretaría de Hacienda y Crédito Público, Secretaría de Educación Pública y Secretaría de la Función Pública, y el director del Archivo General de la Nación, que tendrá voz pero no voto en la toma de decisiones.
Esta nueva conformación pretende involucrar en el tema de archivos –que será considerado como prioritario y estratégico– a instancias que toman decisiones que afectan de manera transversal a toda la Administración Pública Federal. Cabe señalar que según el artículo 58 de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales, entre las facultades del Órgano de Gobierno se encuentra establecer en congruencia con los programas sectoriales, las políticas generales y definir las prioridades a las que deberá sujetarse la entidad paraestatal. De ahí la importancia de que el Órgano de Gobierno del Archivo General de la Nación se encuentre integrado por servidores públicos de instancias que toman decisiones de políticas públicas transversales y de índole presupuestaria.
Ésta es una de las modificaciones que se proponen a la Minuta de la Cámara de Diputados, pues la Ley Federal de Archivos propuesta considera al Archivo General de la Nación como un órgano desconcentrado de la Secretaría de Gobernación, lo que no fortalece al órgano rector de la archivística nacional.
Aunado a lo anterior, la Cámara de Senadores propone que el Archivo General de la Nación cuente con un consejo académico asesor, integrado por académicos y expertos destacados en materia archivística. Este consejo asesor tendrá la tarea de coadyuvar con el archivo para el mejor desarrollo de sus atribuciones. Asimismo, se propone que el Archivo General de la Nación cuente con un órgano consultivo en materia de administración de documentos y archivos del gobierno federal, que se denominará Comité Técnico Consultivo de los Archivos del gobierno federal, integrado por representantes de cada dependencia y entidad, cuyas funciones estarán vinculadas con la facultad del Archivo en su carácter de entidad normativa del Ejecutivo federal en materia de administración de documentos y archivos.
Cabe señalar que la minuta de la Cámara de Diputados considera que el Comité Asesor del Archivo General de la Nación se integre por dependencias de la administración pública centralizada del Ejecutivo federal, sin tomar en cuenta la dinámica propia del sector paraestatal, en el cual se encuentran archivos muy relevantes para el país, como el caso de Petróleos Mexicanos y la Comisión Federal de Electricidad, por citar dos ejemplos.
En ese sentido, el proyecto propuesto amplía las facultades actuales del Archivo, de forma tal que cuente con las atribuciones suficientes para ser un órgano rector de la archivística nacional y no un mero custodio de los archivos históricos del país. La normatividad que en la actualidad regula la actuación del Archivo General de la Nación le otorga pocas facultades para desarrollar una política pública para organizar y conservar los archivos de la Administración Pública Federal, y coadyuvar en esa tarea con el resto de los poderes federales.
Se propone en el artículo 44 de la Ley, que el Archivo General de la Nación cuente con atribuciones para elaborar, en conjunto con el Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos, los criterios para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal; establecer los lineamientos para analizar, valorar y decidir el destino final de la documentación y archivos liberados por las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal; dictar las normas relacionadas con conservación y custodia de los documentos históricos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal; vigilar y, en caso de incumplimiento de esta ley, hacer las recomendaciones a las dependencias y entidades de la Administración Pública para asegurar su cumplimiento y el de sus disposiciones reglamentarias, así como hacer del conocimiento del Órgano Interno de Control que corresponda las afectaciones del patrimonio documental, a efecto de que se establezcan las responsabilidades correspondientes; y celebrar convenios de colaboración o de concertación, según corresponda, con los sujetos obligados distintos del Poder Ejecutivo federal, con entidades federativas y municipios, así como con particulares con el propósito de desarrollar acciones que permitan la modernización de los servicios archivísticos, el rescate y administración del patrimonio documental de la nación, entre otras atribuciones.
Se propone la incorporación de atribuciones adicionales, como las que se señalan a continuación, a fin de dotar al Archivo de las facultades necesarias para desempeñarse como un auténtico órgano rector de la archivística nacional:

À Resguardar el patrimonio documental que custodia, las transferencias secundarias de los documentos con valor histórico generados por Poder Ejecutivo federal y, en su caso, otros sujetos obligados, así como aquellos documentos en posesión de particulares, que en forma voluntaria y previa valoración, incorpore a sus acervos;

À Autorizar los permisos para la salida del país de documentos declarados patrimonio documental de la nación; de aquéllos documentos originales relacionados con la historia de México y de libros que por su naturaleza no sean fácilmente sustituibles;

À Reunir, organizar, preservar y difundir el acervo documental gráfico, bibliográfico y hemerográfico que resguarda, con base en las mejores prácticas internacionales, adecuadas a la realidad nacional;

À Elaborar en coordinación con el Instituto los lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos del Poder Ejecutivo federal;

À Desarrollar sistemas para la creación, mantenimiento y preservación de documentos electrónicos que asegure su autenticidad, integridad y disponibilidad a través del tiempo;

À Emitir el dictamen de baja documental para los sujetos obligados del Poder Ejecutivo federal;

À Desarrollar investigaciones en materias históricas y archivísticas encaminadas a la organización, conservación y difusión del patrimonio documental que resguarda y de los archivos de las dependencias y entidades;

À Dictar las disposiciones administrativas relacionadas con conservación y custodia de los documentos históricos del Poder Ejecutivo federal;

À Proporcionar los servicios complementarios que determine el Reglamento y en términos de las disposiciones aplicables;

À Vigilar y, en caso de incumplimiento de esta ley, hacer las recomendaciones a las dependencias y entidades para asegurar su cumplimiento y el de sus disposiciones reglamentarias, así como hacer del conocimiento del Órgano Interno de Control o de las autoridades que correspondan, las afectaciones del patrimonio documental, a efecto de que se establezcan las responsabilidades correspondientes;

À Fomentar el desarrollo profesional de archivistas a través de convenios de colaboración o concertación con autoridades e instituciones educativas públicas o privadas;

À Participar y organizar en foros y eventos nacionales e internacionales en la materia;

À Coadyuvar en los mecanismos para otorgar recursos materiales y económicos a los archivos en peligro de destrucción o pérdida;

À Promover el registro nacional de archivos históricos públicos y privados, así como desarrollar actividades relacionadas con éste;

À Realizar convenios con municipios e instituciones, en el marco del cumplimiento de sus objetivos;

À Cooperar con otros organismos encargados de la política del gobierno nacional en la educación, la cultura, la ciencia, la tecnología, la información y la informática en materia de archivos; y

À Dictar las disposiciones administrativas relacionadas con la conservación y custodia de los documentos de archivo del Poder Ejecutivo federal.

Adicionalmente, y como una de las modificaciones a la Minuta de la Cámara de Diputados, la Cámara de Senadores propone que la Ley prevea la creación del Consejo Nacional de Archivos, el cual será un órgano colegiado que tendrá como principal función establecer una política nacional de archivos, tanto públicos como privados, así como directrices nacionales para la gestión de documentos y la protección de la memoria documental nacional. Este consejo estará integrado por representantes de los tres Poderes de la Unión, de los órganos autónomos constitucionales, de los tres niveles de gobierno y del sector privado, con objeto de generar una auténtica política nacional de archivos.
De acuerdo con el artículo 36 del proyecto, entre las funciones del Consejo estarán las siguientes: establecer directrices y criterios para una política nacional de archivos; promover la interrelación de los archivos públicos y privados; fomentar el desarrollo de archivos administrativos actualizados; y promover la gestión, preservación y el acceso a la información documental, entre otras.
Asimismo, el proyecto de decreto prevé la existencia del Sistema Nacional de Archivos y del Registro Nacional de Archivos, como instancias que coadyuvarán a la colaboración, coordinación y articulación entre los archivos públicos de los tres ámbitos de gobierno y los del sector privado, para la gestión, preservación y acceso a la información documental, con base en las mejores prácticas internacionales; así como al registro y difusión del patrimonio de la memoria documental país.
Por otra parte, la Cámara de Senadores consideran oportuno reconocer la importancia de la participación del Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos y de los Comités de Información de las dependencias y entidades de la administración pública federal, a los que refiere la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, en la instrumentación de la Ley Federal de Archivos. La intervención de ambas instancias es fundamental, pues además de que la Ley de Transparencia les otorga atribuciones en materia de organización y conservación de archivos, tienen camino andado en el tema de información pública federal. Con la participación de estos actores será más sencilla la instrumentación de políticas públicas de archivos a lo largo del Gobierno Federal, pues tanto el Instituto como los Comités de Información tienen una presencia real y cotidiana en las dependencias y entidades; además, su participación directa contribuirá, a su vez, al desarrollo de la transparencia y el derecho de acceso, por la vinculación que hay entre estos temas y el de archivos, como se explicó previamente. Así, el artículo 8o. de la ley faculta a los Comités de Información para aprobar los criterios específicos de organización y conservación de archivos, cuestión que no prevé la minuta turnada por nuestra colegisladora.
Aunado a lo anterior, el Senado de la República considera procedente la creación de las áreas de archivo que son indispensables para la instrumentación de políticas públicas en materia de organización y conservación de los archivos, éstas son: la coordinación de archivos, los archivos de trámite, el de concentración e histórico. Estas áreas constituirán el entramado institucional sobre el cual se desplegarán las actividades archivísticas de manera consustancial a las tareas propias del servicio público.
Sin duda, las finanzas públicas sanas requieren de un ajuste en el tamaño del aparato burocrático, mediante la desaparición de puestos cuya existencia no esté debidamente justificada, o bien, impidiendo la proliferación de cargos innecesarios para la gestión pública. No obstante, la creación de las áreas antes citadas está plenamente justificada (cabe decir, que el archivo de trámite no implica la creación de nuevos puestos y que muy pocas instituciones contarán con un archivo histórico), ya que su tarea es indispensable para la instrumentación de políticas públicas en materia de archivos. De hecho, la ausencia de estas áreas ha sido uno de los factores que ha obstaculizado el avance en la organización de los archivos.
La ausencia de una estructura organizacional, con atribuciones bien definidas y sustentadas en ley, ha dificultado que se instrumenten políticas públicas de forma transversal en las dependencias y entidades. La falta de un área Coordinadora de Archivos ha tenido como consecuencia que dentro de las dependencias y entidades no exista homogeneidad en el tratamiento de los archivos. El manejo desigual de los expedientes al interior de una institución compromete la utilidad de los archivos en la gestión pública.
En ese sentido, los artículos 10 y 12 del proyecto establecen como obligación de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, contar con un área coordinadora de archivos, facultada para instrumentar políticas públicas en materia de archivos que sean transversales, y con atribuciones para establecer criterios en materia de organización y conservación de archivos; elaborar en coordinación con los titulares de las unidades administrativas los instrumentos de control archivístico; coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación; establecer un programa de capacitación y asesoría archivísticos, y coordinar con el área de tecnologías de la información de la dependencia o entidad, las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la gestión de documentos electrónicos.
Es importante señalar que la Minuta de la Cámara de Diputados sólo establecía la obligación de contar con el área coordinadora de archivos para el caso de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Además, dicha Minuta no contempla un artículo específico para determinar las funciones de esta área.
Asimismo, el Senado de la República considera oportuno modificar la minuta para establecer, en su artículo 11, que el responsable del área coordinadora de archivos cumpla con un perfil específico y sea nombrado por el titular de la dependencia o entidad, lo que de manera implícita reconoce la importancia del cargo y abona para que tenga un nivel jerárquico superior. Conviene subrayar la importancia que tiene revalorar el papel de los responsables de los archivos, lo que resulta fundamental para que la tarea archivística adquiera valor en cualquier institución. No se avanzará con el mismo paso si los responsables de los archivos no tienen un nivel jerárquico tal que le permita tomar decisiones e instrumentarlas de manera transversal en la institución, de ahí la trascendencia de que sea nombrado directamente por el titular de la dependencia y entidad y que la tarea se asuma como un compromiso del más alto nivel.
Por otra parte, sin duda, en los años de ejercicio del derecho de acceso a la información, los integrantes del Comité de Información han desarrollado habilidades y conocimientos en el tema de transparencia y acceso a la información, lo que no necesariamente ha ocurrido en materia de archivos. En ese sentido, la integración del responsable de la coordinación de archivos a ese órgano colegiado es indispensable para que el Comité de Información pueda ejercer adecuadamente sus atribuciones en materia de archivos. Por ello, el artículo 11 de la Ley establece que el responsable del área coordinadora de archivos formará parte del Comité de Información como asesor en materia de archivos, con voz y voto.
De manera adicional, y no menos importante, es el papel que podrá jugar el responsable de la coordinación de archivos en el ejercicio del derecho de acceso a la información, al aportar sus conocimientos sobre la organización de los archivos de la dependencia o entidad de que se trate, para la localización de los documentos requeridos por los solicitantes.
Aunado a lo anterior, estas dictaminadoras consideran indispensable que la Ley contemple la creación de los archivos de trámite y de concentración en cada sujeto obligado, y establezca de manera clara sus atribuciones y obligaciones, pues sus tareas son fundamentales para la debida organización y conservación de los archivos, ya que los primeros son los responsables de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa, mientras que los segundos son los que administran los documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de las dependencias y entidades, y que permanecen en ella hasta su destino final. En ese sentido, los artículos 13 al 17 establecen la obligación de los sujetos obligados de contar con archivos de trámite y concentración y, en su caso, histórico, así como las funciones de cada uno de éstos.
Si bien la minuta aprobada por la Cámara de Diputados contempla la creación de estos archivos, no cuenta con artículos específicos en los que se establezcan con precisión sus funciones.
Otro aspecto fundamental en el diseño institucional que la Cámara de Senadores propone incorporar a la Minuta es que los archivos históricos se consideren fuentes de acceso público. A diferencia de la Minuta de la Cámara de Diputados, en la que únicamente se señalaba que el archivo histórico es la “Unidad responsable de administrar, organizar, describir, conservar y divulgar la memoria documental institucional”, el proyecto de decreto propuesto establece con precisión que este archivo es una fuente de acceso público.
El tránsito de un documento o expediente del archivo de concentración al histórico implica la valoración de la documentación que deba conservarse permanentemente por tener un valor histórico. En ese sentido, en el archivo histórico se conservan aquellos documentos que forman parte del patrimonio nacional, al registrar la memoria de una institución y la historia del país.
El aprovechamiento público de la información que forma parte de los archivos históricos requiere que estos últimos tengan el carácter legal de fuente de acceso público. No es suficiente que una de las tareas del archivo histórico sea divulgar la memoria documental institucional, sino que es necesario que quede establecido en ley que los documentos que obran en esos archivos son de naturaleza pública.
La presencia de un documento en el archivo histórico significa, de manera inevitable, que dicho documento perdió sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, y que debe conservarse al tener otro tipo de valores como los evidenciales, testimoniales e informativos.
Al dejar de formar parte de aquella documentación activa que es necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas, y al no ser necesaria su conservación por cuestiones administrativas, legales, fiscales o contables, sino por su valor histórico; los documentos que forman parte de los archivos históricos no podrían actualizar las causales de clasificación que prevé la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
Basta recordar que el artículo 6o. de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y la Ley de Transparencia establecen que toda la información gubernamental es pública y los particulares tendrán acceso a la misma, y sólo podrá ser reservada temporalmente por razones de interés público en los términos que fijen las leyes. Asimismo, ambas disposiciones señalan que en la interpretación del derecho de acceso a la información prevalecerá el principio de la máxima publicidad.
En el caso de los documentos históricos, por su propia naturaleza, al evidenciar, testimoniar e informar sobre la memoria de una institución pública y del país, el interés general está, precisamente, en su difusión y libre acceso.
Los documentos gubernamentales deben tener una función doble, en primera instancia, registrar y ser evidencia de lo que se hizo en el pasado y de las decisiones institucionales que se tomaron, a fin de dar certeza jurídica a la organización; pero también, cuando pierden su valor primario, es decir, administrativo, legal, fiscal o contable, deben fomentar un gobierno transparente, a través de la promoción de la historia y memoria de las instituciones públicas, así como garantizar la rendición de cuentas, al permitir que los ciudadanos identifiquen con plenitud y certeza a los responsables de las decisiones gubernamentales y al proveer de justificación y explicación a las acciones de gobierno.
En suma, el hecho de que los archivos históricos adquieran una naturaleza pública de oficio, permitirá el acceso sistemático a información que aporta precisión y certeza sobre datos del quehacer gubernamental, lo cual abonará a la rendición de cuentas y transparencia de la gestión pública, además de resultar de fundamental importancia para el estudio de la historia del país, pues el valor de esta disciplina se basa en la veracidad de los datos difundidos, y su objeto está en divulgar los acontecimientos pasados y dignos de memoria.
Por otro lado, se prevé establecer con claridad en la Ley, por una parte, que los archivos históricos son una fuente de acceso público y, por otra, que para el acceso a la información en ellos contenida deberán seguirse los procedimientos que señalen los propios archivos.
Se propone que en la Ley Federal de Archivos se establezca un procedimiento para acceder a los documentos con valor histórico que contengan información confidencial. Dicho procedimiento guarda un sano equilibrio entre la protección de los datos personales contenidos en los documentos históricos, y el derecho de acceso a estos últimos. Por primera vez en el país, una disposición legal establecería con precisión el plazo y el procedimiento a seguir para acceder a la información confidencial contenida en los documentos históricos, de forma tal que se respete tanto el derecho a la privacidad y protección de los datos personales de sus titulares, como, al mismo tiempo, el derecho de acceso que cualquier persona tendría respecto de estos documentos públicos con valor histórico.
Ahora bien, la Cámara de Senadores considera fundamental garantizar que las nuevas reglas de acceso a los archivos históricos no obstaculicen el quehacer de los historiadores e investigadores. En ese sentido, el artículo 30 de la Ley dota al Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos o a la autoridad equivalente en los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo federal de facultades para determinar procedente el acceso a información confidencial con valor histórico cuando

I. Se solicite para una investigación o estudio que se considere relevante para el país, siempre que el mismo no se pueda realizar sin el acceso a la información confidencial, y el investigador o la persona que realice el estudio quede obligado por escrito a no divulgar la información confidencial, ni ninguna que pueda hacer identificable a su titular;

II. El interés público en el acceso sea mayor a cualquier invasión a la privacidad que pueda resultar de dicho acceso;

III. El acceso beneficie de manera clara y evidente al titular de la información confidencial; y

IV. Sea solicitada por un biógrafo autorizado por el titular de la información confidencial.

A la par, una de las modificaciones a la Minuta de la Cámara de Diputados, propone la obligación de las dependencias y entidades de transferir al Archivo General de la Nación sus documentos con valor histórico, a fin de garantizar la debida conservación de dichos documentos, así como facilitar el acceso a los mismos y favorecer su difusión, al encontrarse en un solo recinto.
Por otra parte, considera el Senado de la República importante prever que el Archivo General de la Nación tenga a su cargo la sección de archivos presidenciales, y que al término de cada mandato, la Presidencia de la República deba efectuar las transferencias secundarias que conforme a su catálogo de disposición documental procedan.
Tercer eje: Instrumentos de control y consulta archivísticos. La Cámara de Senadores propone que los instrumentos deberán ser generados por parte de los sujetos obligados a fin de contar con archivos debidamente organizados, y sin los cuales el servicio de administración, conservación y localización de la información que prestan los archivos se torna imposible.
Al respecto, considera la Colegisladora imprescindible establecer en el texto de la Ley que los sujetos obligados deberán asegurarse de que se elaboren los instrumentos de control y consulta archivística que propicien la organización, administración, conservación y localización expedita de sus archivos, por lo que deberán contar al menos con los siguientes: cuadro general de clasificación archivística, catálogo de disposición documental, inventarios documentales (general, de transferencia y de baja) y guía simple.
Destaca la Cámara de Senadores que la Minuta turnada por la Cámara de Diputados no contiene un artículo que de manera expresa haga referencia a estos instrumentos de consulta y control archivístico.
El catálogo de disposición documental es el registro general y sistemático que establece los valores administrativos, legales, fiscales, contables e históricos de los documentos de archivo, así como los plazos de conservación, clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final; el cuadro general de clasificación archivística será el instrumento técnico y de control que refleja la estructura de la documentación producida o recibida por los sujetos obligados con base en sus atribuciones o funciones; los inventarios documentales son los instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización, transferencia o baja documental, y la guía simple de archivo es el esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de un sujeto obligado, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales.
Como se puede observar, estos instrumentos de control y consulta archivística son fundamentales para la debida organización de los archivos, pues sin ellos se hace imposible una efectiva administración, conservación y localización de los documentos recibidos y producidos por los sujetos obligados. Es por ello, que la propuesta prevé disposiciones precisas para la organización, conservación y administración de los archivos de trámite y concentración de los sujetos obligados, los cuales en el ámbito de sus respectivas competencias, establecerán, mediante reglamentos administrativos o acuerdos de carácter general, los órganos, criterios y procedimientos institucionales relativos a la organización, conservación y administración de sus archivos, a efecto de garantizar la disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación de los documentos.
Todo ello, con el propósito de fomentar la modernización y homogeneización metodológica de la función archivística, y propiciar la cooperación e integración de los archivos.
Cabe destacar el hecho de que en el presente dictamen se proponga la emisión de lineamientos que establezcan las bases para que los archivos administrativos de los sujetos obligados se organicen y conserven de forma completa y actualizada, a fin de cumplir con lo dispuesto en la fracción V del artículo 6o. constitucional, en específico, con la obligación de publicar en medios electrónicos disponibles, la información sobre indicadores de gestión y el ejercicio de los recursos públicos. Más aún, se propone la publicación de información con alto valor social. La idea central es promover el acceso público a información en posesión de los sujetos obligados que genere conocimiento o facilite el acceso al mismo, y no sólo a datos que permitan la rendición de cuentas y la transparencia de la gestión pública. Con ello, se busca que el gobierno comparta información para socializar el conocimiento.
Sostiene la Cámara de Senadores que uno de los beneficios que nos brinda esta era digital es la oportunidad para acceder e intercambiar información y conocimiento, y para impulsar la participación ciudadana. Sin duda, el papel del Estado es fundamental para el desarrollo de instrumentos que permitan que los ciudadanos aprovechen las ventajas que ofrecen las tecnologías de la información. En ese sentido, una ley de archivos moderna debe contemplar la instrumentación de mecanismos que faciliten el acceso oportuno a información que tenga valor y sea útil para la sociedad, en otras palabras, que ordene la información para hacerla accesible.
Los países de avanzada en el tema del gobierno abierto han creado portales de Internet en los que ofrecen información con alto valor para los ciudadanos. Estos países han trascendido el concepto de transparencia que centraba el derecho de acceso de los ciudadanos en la posibilidad de estos últimos de demandar a su gobierno el acceso a información pública gubernamental; para arribar a una idea moderna de la transparencia, en la que el gobierno ofrezca de forma directa, sin necesidad de que medie solicitud de acceso alguna, y por medios sencillos y expeditos, información que se considera con alto valor social, sobre temas específicos de interés general, como es el caso de los indicadores económicos; el comportamiento de los mercados; cuestiones de salud pública o ambientales; educación; elecciones; empleo; comunicaciones; seguridad nacional y pública; recursos naturales; población; ciencia y tecnología; seguridad social, entre otros. Hacia ese rumbo debemos ir encaminando en México los esfuerzos en el tema de la transparencia: hacia la construcción de una sociedad de la información y el conocimiento.
Por ello, el Senado de la República propone que el artículo 21 del proyecto establezca en su segundo y tercer párrafos que “[...] el Archivo General de la Nación, en coordinación con el Instituto y la Secretaría de la Función Pública, emitirá lineamientos para la creación y funcionamiento de los sistemas que permitan la organización y conservación de la información de los archivos administrativos del Poder Ejecutivo federal de forma completa y actualizada, a fin de publicar la relativa a los indicadores de gestión, ejercicio de los recursos públicos y con alto valor para la sociedad.
La autoridad que establezcan las disposiciones secundarias aplicables a los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo federal deberá emitir los lineamientos que señala el presente artículo, de conformidad con las directrices que para tal efecto emita el Consejo Nacional de Archivos”.
Cabe señalar que la minuta de la Cámara de Diputados no incluía al Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos, como autoridad coadyuvante del Archivo General de la Nación para emitir lineamientos para la creación y funcionamiento de los sistemas de organización y conservación de los archivos.
Por otra parte, el Senado de la República proponen prever con precisión que el plazo de conservación de los documentos en los archivos de trámite, de concentración e histórico deberá considerar la vigencia documental, así como en su caso, el periodo de reserva correspondiente, de conformidad con lo dispuesto por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Asimismo, se prevé que para la baja documental se requiera que hayan prescrito los valores administrativos, legales, fiscales o contables del documento, y que éste no contenga valores históricos, además del dictamen del Archivo General de la Nación, para el caso de la Administración Pública Federal, con lo que la destrucción de documentos no será arbitraria, ni discrecional, sino que deberá cumplir con los requisitos que establece la Ley, y seguir el procedimiento que para tal fin se establezca.
De esta forma se pretende dar certeza sobre los archivos de las dependencias y entidades desaparecidas o liquidadas y rompe con ello con prácticas negativas del pasado, en las que la desaparición de una dependencia o entidad también implicaba la desaparición de la información que daba sustento a las actividades de los servidores públicos y al ejercicio de recursos públicos que en ellas se llevaron a cabo.
Como parte de los instrumentos que proponemos incluir en la Ley Federal de Archivos para el control de la información, está la obligación de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal de notificar al Archivo General de la Nación, una vez al año, el listado de documentos desclasificados el año previo y que hayan sido objeto de reserva con fundamento en el artículo 13, fracciones I a IV de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Esta medida permitirá dejar constancia de la existencia de información respecto de la cual se negó el acceso en su momento, y a la que ya se podría tener acceso al haber sido desclasificada, a fin de evitar la destrucción o baja de la misma sin que haya transcurrido el plazo para ello, o bien las declaraciones de inexistencia no justificadas.
Uno de los principales retos en materia de archivos, no sólo en el país, sino en el mundo, es la modernización de los mismos a través de su tránsito al ambiente electrónico. Haciendo frente a ese reto, el proyecto faculta al Archivo General de la Nación para emitir los lineamientos que establezcan las bases para la creación y uso de sistemas automatizados de gestión y control de documentos tanto en formato físico como electrónico. Asimismo, se propone que los sujetos obligados desarrollen y establezcan políticas y procesos conducentes al control de sus documentos electrónicos por medio de la aplicación de los mismos instrumentos técnico archivísticos que corresponden a los soportes tradicionales, así como propiciar la utilización de herramientas informáticas que permitan su adecuada administración.
Por otro lado, el Senado de la República considera que este proyecto no podría llegar a buen término si no se cuenta con servidores públicos bien capacitados que desarrollen apropiadamente sus responsabilidades. En esa asignatura, se propone que la ley prevea que el responsable del área coordinadora de archivos establezca un programa de capacitación y asesoría archivísticos para los servidores públicos de su institución, a fin de que los mismos conozcan los conceptos fundamentales y los instrumentos de control y consulta archivística, bajo la premisa de que cada servidor público es, en los hechos, un archivista, sobre todo en esta era digital en la que desde lo individual de nuestro equipo de cómputo, generamos, recibimos y almacenamos información. Asimismo, se faculta al Archivo General de la Nación para fomentar el desarrollo profesional de archivistas a través de convenios de colaboración o concertación con autoridades educativas y universidades públicas o privadas.
Así pues, el tercer eje de la Ley Federal de Archivos descansa en los instrumentos de control y consulta archivística que son indispensables para la adecuada administración, conservación y localización de la información que obra en los archivos de los sujetos obligados.
Cuarto eje: Infracciones y sanciones. Uno de los pilares de la rendición de cuentas es la aplicación efectiva de sanciones derivadas de responsabilidades concretas. Sin duda, un elemento clave en la instrumentación de políticas públicas son las actividades orientadas hacia la observancia de la ley. Un esfuerzo por organizar y conservar los documentos gubernamentales, que no impusiera las sanciones correspondientes por el incumplimiento de la ley, sería un ejercicio débil y con riesgos de ser ineficiente o una simulación. Para que sean efectivas las disposiciones normativas, tienen que estar acompañadas de mecanismos de monitoreo y sanción eficaces, a efecto de evitar la comisión de conductas ilícitas.
En ese sentido, la Cámara de Senadores considera imprescindible prever un capítulo de sanciones por incumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley, las que sin perjuicio de las penales y civiles que correspondan, serán causa de responsabilidad administrativa. Para ello, el título séptimo de la ley está dedicado al tema de las infracciones y sanciones.
Existe evidencia empírica sobre la relación directa entre estados con economías pujantes y democracias consolidadas, y archivos ordenados. Por años nuestro país ha contado con una deficiente organización de archivos, lo que ha propiciado la desorganización y hasta el abandono de muchos de ellos, hecho que nos hace un Estado vulnerable. De esta forma la Ley Federal de Archivos que se propone pretende contribuir a revertir estas malas prácticas, y asegurar prácticas de gobierno modernas y transparentes, con el firme propósito de hacer eficiente el quehacer gubernamental al tiempo de garantizar que cualquier persona pueda tener acceso a la información que se genera en las instituciones del Estado mexicano, al tiempo que se transparenta la gestión pública y se favorece la rendición de cuentas.
Por último, el Senado de la República ha considerado oportuno hacer algunos ajustes de redacción a fin de clarificar el texto del articulado y favorecer su exacta aplicación e interpretación.
Habiendo establecido los antecedentes y el contenido de la minuta, los integrantes de la Comisión de Gobernación formulan las siguientes
Consideraciones
A) En lo general
1. México ha dado pasos relevantes en materia de transparencia y acceso a la información pública gubernamental. El acceso a la información y la rendición de cuentas son condiciones en una sociedad que se precie de ser democrática y transparente porque protegen bienes jurídicos valiosos (que los ciudadanos puedan saber y acceder a información relevante para su vida y el progreso de la comunidad) y sobre él se erige la viabilidad de un sistema democrático que cumple una función vital para que los ciudadanos conozcan el quehacer, las decisiones y los recursos que erogan sus autoridades.
2. El 20 de julio de 2007 fue publicado en el Diario Oficial de la Federación el decreto que reforma el artículo 6o. de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos por el que se estableció el derecho a la información como una garantía tutelada por la norma fundamental, lo que supone una política de estado comprometida con la transparencia y la rendición de cuentas para que la Federación, los Estados y el Distrito Federal deban proporcionar, a través del uso remoto de mecanismos o medios electrónicos, sus principales indicadores de gestión y la información sobre sus actividades para una adecuada rendición de cuentas, de manera permanente, completa, actualizada, oportuna y pertinente.
4. Para hacer efectivo el derecho de acceso a la información, es mandato constitucional que los sujetos obligados cuenten con archivos administrativos actualizados y confiables; el desarrollo de las tecnologías de la información permite hacer de los archivos no sólo depositarios de documentos sino sistemas de gestión documental que son fuente de información útil y valiosa para la organización administrativa y la toma de decisiones. La creación de normas concretas para los sistemas de archivos permitirá que la federación y sus partes integrantes puedan generar las normatividades acordes para la organización de archivos y los municipios, los reglamentos sobre archivos indispensables para garantizar de forma plena el derecho de acceso a la información que tutela nuestra Constitución.
5. La discusión sobre la propuesta de Ley Federal de Archivos implica la urgencia de la conservación del patrimonio documental administrativo e histórico de nuestro país atendiendo un rezago en la conservación y en el manejo de los archivos de los tres órdenes de gobierno; actualmente, una gran cantidad de documentos han cumplido sus vigencias y no se transfieren a archivos históricos o bien no tienen la baja correspondiente, conservándose en condiciones críticas.
6. Los archivos públicos se encuentran en situación vulnerable por una estructura física inadecuada como por la falta de profesionalización de los recursos humanos responsables de su cuidado agravándose, por otro lado, ante el manejo de los documentos electrónicos que requieren de un control archivístico inmediato y profesional en el corto plazo.
7. La legislación archivística requiere de órganos capaces de dirigir la política correspondiente al tener la experiencia, presupuesto y recursos técnicos y humanos dedicados al control y cuidado del patrimonio documental nacional; en nuestro país, el Archivo General de la Nación es el órgano desconcentrado de la Secretaría de Gobernación, rector de la archivística nacional que debe custodiar, ordenar, describir y conservar los documentos para facilitar y promover la consulta y aprovechamiento público.
8. Sin embargo, la competencia del Archivo General de la Nación sólo es regulada a través del Reglamento Interno de la Secretaría de Gobernación, limitando su capacidad legal lo que implica una dependencia presupuestal de la Secretaría del ramo así como de la limitación de los recursos materiales y administrativos; al carecer de personalidad jurídica, el Archivo General de la Nación es incapaz de realizar las denuncias correspondientes por el robo, saqueo o destrucción del patrimonio documental de la nación.
9. A través del proyecto de decreto que expide la Ley Federal de Archivos, el Congreso de la Unión pretende dotar a la nación de una legislación moderna que cierra el trío legislativo de la Transparencia, Protección de Datos y conservación de Archivos. El mismo proyecto fortalece a las autoridades rectoras de la archivística, garantizando el acceso de la población a la información generada y custodiada, cumpliendo con el mandato constitucional, establecido en el artículo 6o., fracción V, de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos por el que se establece que los sujetos obligados deban preservar sus documentos en los archivos administrativos actualizados y publicar, a través de los medios electrónicos disponibles, la información completa y actualizada sobre sus indicadores de gestión y el ejercicio de los recursos públicos. El acceso a la información requiere de conservación u custodia a través de los archivos, como instrumentos fundamentales que evitarán cualquier forma de uso indebido o destrucción de documentos importantes en la actividad de los sujetos obligados.
10. Una legislación federal, en conclusión, establecerá los criterios generales que permitan la organización archivística correcta para la modernización y eficiencia de las actividades de las entidades de los tres poderes de la unión, los poderes estatales y municipales, así como los órganos dotados de autonomía constitucional y legal, de manera que deban prever la aplicación de las tecnologías de la información que permitan el manejo documental de manera expedita y eficiente.
B) En lo particular
A. La Ley Federal de Archivos, que se propone expedir tendrá como objetivos: garantizar la localización y disposición expedita de documentos a través de sistemas modernos de organización y conservación de los archivos; asegurar el acceso oportuno a la información contenida en los archivos y, con ello, la rendición de cuentas; regular la organización y conservación de los archivos administrativos de los sujetos obligados, a fin de que éstos se preserven actualizados y permitan la publicación de aquella información relativa a indicadores de gestión, ejercicio de recursos públicos y con alto valor social; garantizar la correcta conservación, organización y consulta de los archivos de trámite, de concentración e históricos; promover el uso y difusión de los archivos históricos generados por los sujetos obligados; favorecer la utilización de tecnologías de la información para mejorar la administración de los archivos por los sujetos obligados; establecer mecanismos para la colaboración entre las autoridades federales, estatales y municipales en materia de archivos, y contribuir a la promoción de una cultura de revaloración de los archivos y su reconocimiento como eje de la actividad gubernamental.
B. La propuesta de ley establece un marco general de criterios para la organización y conservación de los archivos de los tres Poderes de la Unión y los organismos autónomos del ámbito federal, y establece mecanismos de coordinación y de concertación entre la Federación, los estados, el Distrito Federal y los municipios. Cabe señalar que se respetan los distintos ámbitos de competencias, ofreciendo de esta manera una solución para generar prácticas archivísticas comunes a nivel nacional, basadas en las teorías archivísticas más avanzadas prevalecientes a nivel internacional.
C. La propuesta de ley establece un sistemas institucionales de archivos al definir los procesos y establecer cuáles deben ser los instrumentos de control y consulta archivística que se lleven a cabo, de forma congruente con lo que se establece en los Lineamientos del Archivo desarrollados por el Archivo General de la Nación y el Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos.
D. Una de las bondades del proyecto de ley consiste en dotar al orden jurídico de criterios básicos para coordinar la creación y su uso de sistemas automatizados de gestión y control de documentos, así como para preservar los documentos electrónicos de archivo.
E. La propuesta de ley no es omisa a la problemática de los archivos históricos que se encuentran dispersos, ya que establece que los documentos históricos se deben destinar a una institución de archivo histórico, lo cual no significa un único espacio. En el caso de la Administración Pública Federal este archivo histórico lo sería el Archivo General de la Nación, lo que representa que las instituciones de archivo histórico tiene una única función sustantiva, que es la de preservar a largo plazo de los documentos.
Es un hecho que si los documentos se mantienen con el sujeto obligado que los genero, será muy difícil que los documentos puedan ser debidamente preservados, toda vez que no está en su función la conservación adecuada de los mismos.
F. La pertinencia de aprobar la Ley Federal de Archivos resulta de la necesidad de contar con la certeza de que los archivos de dependencias extintas se conservarán, pues actualmente la obligación consiste en mantener esos archivos por diez años, como lo prevé el artículo 245 de la Ley General de Sociedades Mercantiles.
G. La propuesta de ley prevé la obligación a los servidores públicos federales de entregar los archivos organizados e instrumentados de consulta y control archivístico que se encontraban bajo su custodia junto con su acta de entrega-recepción.
H. El artículo 52 del proyecto de Ley establece la obligación de transferir al Archivo General de la Nación los documentos de la Presidencia de la República, que se expresan en el catálogo de disposición documental de la Presidencia. Esta práctica se viene llevando a cabo desde el Presidente Francisco I. Madero, pero sólo por tradición, hasta que fue establecida mediante un decreto por el Presidente Miguel de la Madrid, pero sin establecer qué documentos deberán de transferirse.
I. Es importante destacar que los archivos históricos serán fuente de acceso público, con ello se eliminará el procedimiento de acceso que se realiza mediante una solicitud como lo establece la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, en cuanto que estos documentos pueden ser consultados de forma abierta y pública.
J. Un tema de no poca relevancia que contiene la propuesta de Ley es el relativo al acceso a los datos personales contenidos en los archivos. Así se propone, que de acuerdo con las prácticas internacionales aceptadas, se defina un periodo de 30 años para la apertura de los datos personales contenidos en los archivos, contadas a partir de la fecha de creación de un documento, esto con la intención de no ordenar la elaboración de versiones públicas de los mismos. En el caso de tratarse de datos personales que afecten la esfera íntima del titular se ampliaría el plazo a 70 años, procurando no afectar a personas vivas con la difusión de esta información.
K. Una preocupación del Congreso de la Unión consiste en facultar al Archivo General de la Nación para autorizar o no la salida del territorio nacional de documentos declarados patrimonio histórico de la nación. De esta forma se contempla la posibilidad de expropiación de estos documentos, declarados patrimonio de la nación, cuando se encuentren en posesión de particulares y que corran un peligro grave para su preservación, después de un procedimiento que incluya la opinión técnica del Consejo Académico Asesor; de igual forma se establece que en la venta de documentos históricos nacionales, se le dé al Archivo General de la Nación el derecho de tanto.
L. Se establece un título relativo a las Infracciones y Sanciones, que independientemente de las responsabilidades civiles, o penales, se aplicarán como causas de responsabilidad administrativas por extraer, ocultar o destruir documentos de archivos públicos, trasladar fuera del país documentos patrimoniales de la nación, omitir entregar archivos o documentos bajo la custodia de un funcionario público al separarse de su empleo.
M. Se establece la creación del Consejo Nacional de Archivos que será el órgano colegiado que facilite la coordinación entre archivos de los distintos poderes y niveles de gobierno a modo de generar directrices archivísticas nacionales. En él participaran representantes de los tres Poderes de la Unión, niveles de gobierno, órganos autónomos, archivos privados, etcétera. Lo presidirá el director general del Archivo General de la Nación.
N. Un tema toral de la propuesta de Ley consiste en dotar al Archivo General de la Nación de plena autonomía, por lo cual esta Cámara de Diputados concuerda con la Colegisladora en que es de enorme trascendencia que el Archivo pase hacer un órgano desconcentrado de la Secretaría de Gobernación a uno descentralizado. Actualmente contamos con una institución débil y con capacidad muy escasa para cumplir su función como principal repositorio histórico de la administración pública federal y el órgano rector de la archivística nacional.
O. Con la finalidad de dar un buen funcionamiento del Archivo General de la Nación, el nombramiento de su director general, que compete al presidente de la República, se ajusta a una serie de requisitos como es su perfil a modo de evitar que se nombre a alguien que no tenga experiencia y conocimiento acerca de los archivos históricos. Tanto una persona que ha tenido un puesto directivo en un archivo histórico por cinco años o más como un doctor en historia tiene una experiencia y conocimiento de los archivos históricos y conocer su valor.
P. Finalmente contempla la propuesta de Ley la existencia de áreas coordinadas de archivos en las dependencias y entidades de la administración pública federal, así como en los poderes legislativos y judiciales, estableciendo sus funciones y otorgándoles un mayor rango a nivel de la organización administrativa del que actualmente en lo general poseen.
Q. Por lo descrito, los integrantes de la Comisión de Gobernación concuerdan con el proyecto de la colegisladora por lo que se considera la remisión de la Ley Federal de Archivos al Ejecutivo para su publicación en el Diario Oficial de la Federación.
Por lo expuesto, y para los efectos del artículo 72, inciso a), de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, los integrantes de la Comisión de Gobernación someten a consideración de la asamblea el siguiente

Decreto

Artículo Único. Se expide la Ley Federal de Archivos, para quedar como sigue:

Ley Federal de Archivos

Título Primero

Disposiciones Generales

Capítulo Único

Artículo 1. El objeto de esta ley es establecer las disposiciones que permitan la organización y conservación de los archivos en posesión de los Poderes de la Unión, los organismos constitucionales autónomos y los organismos con autonomía legal, así como establecer los mecanismos de coordinación y de concertación entre la federación, las entidades federativas, el Distrito Federal y los municipios para la conservación del patrimonio documental de la nación, así como para fomentar el resguardo, difusión y acceso de archivos privados de relevancia histórica, social, técnica, científica o cultural.
Artículo 2. La presente ley es de observancia obligatoria para los servidores públicos federales a que se refiere el artículo 108 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Artículo 3. La interpretación de esta ley en el orden administrativo corresponde

I. Al Archivo General de la Nación, en el ámbito del Poder Ejecutivo federal; y

II. A la autoridad que se determine en las disposiciones secundarias aplicables a los otros sujetos obligados.

Artículo 4. Para efectos de la presente ley y su ámbito de aplicación se entenderá por

I. Administración de documentos: Conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo;

II. Archivo: Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos por los sujetos obligados o los particulares en el ejercicio de sus atribuciones o en el desarrollo de sus actividades;

III. Archivo administrativo actualizado: Aquél que permite la correcta administración de documentos en posesión de los Poderes Ejecutivo, Legislativo, Judicial, de los órganos constitucionales autónomos de los tres órdenes de gobierno;

IV. Archivo de concentración: Unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de los sujetos obligados, y que permanecen en él hasta su destino final;

V. Archivo de trámite: Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa;

VI. Archivo histórico: Fuente de acceso público y unidad responsable de administrar, organizar, describir, conservar y divulgar la memoria documental institucional, así como la integrada por documentos o colecciones documentales facticias de relevancia para la memoria nacional;

VII. Archivo privado de interés público: Documentos o colecciones que ostenten interés público, histórico o cultural en poder de particulares;

VIII. Área coordinadora de archivos: La creada para desarrollar criterios en materia de organización, administración y conservación de archivos; elaborar en coordinación con las unidades administrativas los instrumentos de control archivístico; coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación; establecer un programa de capacitación y asesoría archivísticos; coadyuvar con el Comité de Información en materia de archivos, y coordinar con el área de tecnologías de la información la formalización informática de las actividades arriba señaladas para la creación, manejo, uso, preservación y gestión de archivos electrónicos, así como la automatización de los archivos;

IX. Baja documental: Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, y que no contenga valores históricos;

X. Catálogo de disposición documental: Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final;

XI. Clasificación archivística: Proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de los sujetos obligados;

XII. Comité de Información: Instancia respectiva de cada sujeto obligado, establecida en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental;

XIII. Comité: El Comité Técnico Consultivo de los archivos del Ejecutivo federal al que refiere el artículo 37 de la ley;

XIV. Consejo Académico Asesor: El integrado por académicos y expertos destacados en disciplinas afines a la archivística, al que refiere el artículo 36 de la presente ley;

XV. Consejo Nacional de Archivos: El integrado por los representantes de los archivos de los tres niveles de gobierno, de los órganos constitucionales autónomos, de instituciones académicas y de archivos privados;

XVI. Conservación de archivos: Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas de la información de los documentos de archivo;

XVII. Cuadro general de clasificación archivística: Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado;

XVIII. Dependencias y entidades: Las señaladas en la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, incluidas la Presidencia de la. República, los órganos administrativos desconcentrados, y la Procuraduría General de la República;

XIX. Destino final: Selección de los expedientes de los archivos de trámite o concentración cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico;

XX. Documento de archivo: El que registra un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de los sujetos obligados, independientemente del soporte en el que se encuentren;

XXI. Documento electrónico: El que almacena la información en un medio que precisa de un dispositivo electrónico para su lectura;

XXII. Documento histórico: El que posee valores secundarios y de preservación a largo plazo por contener información relevante para la institución generadora pública o privada, que integra la memoria colectiva de México y es fundamental para el conocimiento de la historia nacional;

XXIII. Expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados;

XXIV. Fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por un sujeto obligado, que se identifica con el nombre de este último;

XXV. Guía simple de archivo: Esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de un sujeto obligado, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales;

XXVI. Instituto: El Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos;

XXVII. Inventarios documentales: Instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental);

XXVIII. Ley: Ley Federal de Archivos;

XXIX. Metadato: Conjunto de datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos de archivo y su administración a través del tiempo, y que sirven para identificarlos, facilitar su búsqueda, administración y control de su acceso;

XXX. Órganos constitucionales autónomos: El Instituto Federal Electoral, la Comisión Nacional de los Derechos Humanos, el Banco de México, el Instituto Nacional de Estadística y Geografía, las universidades y las demás instituciones de educación superior a las que la ley otorgue autonomía, así como cualquier otro establecido en la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos;

XXXI. Patrimonio documental de la Nación: Documentos de archivo u originales y libros que por su naturaleza no sean fácilmente sustituibles y que dan cuenta de la evolución del Estado y de las personas e instituciones que han contribuido en su desarrollo, o cuyo valor testimonial, de evidencia o informativo les confiere interés público, les asigna la condición de bienes culturales y les da pertenencia en la memoria colectiva del país;

XXXII. Plazo de conservación: Periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite, de concentración y, en su caso, histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental y, en su caso, el término precautorio y periodo de reserva que se establezca de conformidad con la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental;

XXXIII. Reglamento: Reglamento de la Ley Federal de Archivos o el documento normativo equivalente que emitan los otros sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo federal;

XXXIV. Sección: Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada sujeto obligado de conformidad con las disposiciones legales aplicables;

XXXV. Serie: División de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico;

XXXVI. Sujetos obligados:

a) El Poder Ejecutivo federal, la administración pública federal y la Procuraduría General de la República;

b) El Poder Legislativo federal, integrado por la Cámara de Diputados, la Cámara de Senadores, la Comisión Permanente, la Auditoría Superior de la Federación y cualquiera de sus órganos;

c) El Poder Judicial de la Federación y el Consejo de la Judicatura Federal;

d) Los órganos constitucionales autónomos;

e) Los tribunales administrativos federales; y

f) Cualquier otro órgano federal;

XXXVII. Transferencia: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico (transferencia secundaria);

XXXVIII. Valor documental: Condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien, evidenciales, testimoniales e informativas en los archivos históricos (valores secundarios);

XXXIX. Valoración documental: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia; y

XL. Vigencia documental: Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.

Artículo 5. Los sujetos obligados que refiere esta ley se regirán por los siguientes principios:

I. Conservación: Adoptar las medidas de índole técnica, administrativa, ambiental y tecnológica para la adecuada preservación de los archivos;

II. Procedencia: Conservar el orden original de cada fondo documental producido por los sujetos obligados en el desarrollo de su actividad institucional, para distinguirlo de otros fondos semejantes;

III. Integridad: Garantizar que los documentos de archivo sean completos y veraces para reflejar con exactitud la información contenida; y

IV. Disponibilidad: Adoptar medidas pertinentes para la localización de los documentos de archivo.

Artículo 6. Son objetivos de esta ley

I. Promover el uso, métodos y técnicas que garanticen la localización y disposición expedita de documentos a través de sistemas modernos de organización y conservación de los archivos, que contribuyan a la eficiencia gubernamental, la correcta gestión gubernamental y el avance institucional;

II. Asegurar el acceso oportuno a la información contenida en los archivos y con ello la rendición de cuentas, mediante la adecuada administración y custodia de los archivos que contienen información pública gubernamental;

III. Regular la organización y conservación del sistema institucional de archivos de los sujetos obligados, a fin de que éstos se preserven actualizados y permitan la publicación en medios electrónicos de la información relativa a sus indicadores de gestión y el ejercicio de recursos públicos, así como de aquélla que por su contenido tenga un alto valor para la sociedad;

IV. Garantizar la correcta conservación, organización y consulta de los archivos de trámite, de concentración e históricos; para hacer eficiente la gestión pública y el acceso a la información pública; así como para promover la investigación histórica documental;

V. Asegurar la disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación de los documentos de archivo que poseen los sujetos obligados;

VI. Promover el uso y difusión de los archivos históricos generados por los sujetos obligados, favoreciendo la investigación y resguardo de la memoria institucional de México;

VII. Favorecer la utilización de tecnologías de la información para mejorar la administración de los archivos por los sujetos obligados;

VIII. Establecer mecanismos para la colaboración entre las autoridades federales, estatales y municipales en materia de archivos; y

IX. Contribuir a la promoción de una cultura de valoración de los archivos y su reconocimiento como eje de la actividad gubernamental.

Artículo 7. Bajo ninguna excepción los servidores públicos podrán sustraer documentos de archivo al concluir su empleo, cargo o comisión.

Título Segundo

De la Organización y Administración de los Archivos

Capítulo I

De la Organización de los Archivos

Artículo 8. Cuando la especialidad de la información o la unidad administrativa lo requieran, la coordinación de archivos de los sujetos obligados propondrá al Comité de Información o equivalente, del que deberá formar parte, los criterios específicos de organización y conservación de archivos, de conformidad con las disposiciones aplicables y los lineamientos que a su efecto expidan el Archivo General de la Nación y el Instituto, en el ámbito del Poder Ejecutivo federal; o bien, la autoridad que determinen las disposiciones secundarias aplicables en los demás sujetos obligados, de conformidad con las directrices que establezca el Consejo Nacional de Archivos.
Las instancias a que se refiere el artículo 31 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental observarán las disposiciones en materia de esta ley. Los titulares de dichas instancias o unidades administrativas podrán determinar los criterios específicos en materia de organización y conservación de sus archivos, de conformidad con los Lineamientos expedidos por el Archivo General de la Nación y los criterios del Consejo Nacional de Archivos, según corresponda.
Artículo 9. Los sujetos obligados asegurarán el adecuado funcionamiento de sus archivos, para lo cual deberán adoptar las medidas necesarias de acuerdo con lo dispuesto en esta ley, su reglamento y demás disposiciones aplicables, así como, en su caso, en los criterios específicos que apruebe su Comité de Información o equivalente.
Los órganos internos de control del Poder Ejecutivo federal, así como las áreas que realicen funciones de contraloría interna en los otros sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo federal, vigilarán el estricto cumplimiento de la presente ley, en el ámbito de sus respectivas atribuciones.
Artículo 10. Los sujetos obligados contarán con un área coordinadora de archivos encargada de elaborar y aplicar las normas, criterios y lineamientos archivísticos determinados en el marco de esta ley, su Reglamento y demás disposiciones aplicables, a efecto de lograr homogeneidad en la materia entre las unidades administrativas.
Artículo 11. El responsable del área coordinadora de archivos deberá cubrir el perfil que se estipule en el Reglamento; será nombrado por el titular de la dependencia o entidad o por el titular de la instancia u órgano que determinen los otros sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo federal, y formará parte del Comité de Información o su equivalente como asesor en materia de archivos, con voz y voto.
Artículo 12. El responsable del área coordinadora de archivos tendrá las siguientes funciones:

I. Elaborar y someter a autorización del Comité de Información o su equivalente los procedimientos y métodos para administrar y mejorar el funcionamiento y operación de los archivos de los sujetos obligados, con base en la integración de un Plan Anual de Desarrollo Archivístico y de conformidad con lo establecido en esta ley, su Reglamento y demás disposiciones aplicables;

II. Elaborar y someter a autorización del Comité de Información o su equivalente el establecimiento de criterios específicos en materia de organización y conservación de archivos; así como de los expedientes que contengan información y documentación clasificada como reservada y/o confidencial, a fin de asegurar su integridad, de conformidad con lo establecido en esta ley, su Reglamento y demás disposiciones aplicables;

III. Elaborar, en coordinación con los responsables de los archivos de trámite, de concentración y, en su caso, histórico, el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental, el inventario general, así como los demás instrumentos descriptivos y de control archivístico;

IV. Coordinar normativa y operativamente las acciones de los archivos de trámite, concentración y, en su caso, histórico;

V. Establecer y desarrollar un programa de capacitación y asesoría archivística para el sujeto obligado;

VI. Elaborar y presentar al Comité de Información o equivalente el Plan Anual de Desarrollo Archivístico, en el que se contemplen las acciones a emprender a escala institucional para la modernización y mejoramiento continuo de los servicios documentales y archivísticos, el cual deberá ser publicado en el portal de Internet de cada institución, así como sus respectivos informes anuales de cumplimiento;

VII. Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación, con base en la normatividad vigente y las disposiciones establecidas por el Archivo General de la Nación, en el caso del Poder Ejecutivo federal; o bien, por la autoridad que determinen las disposiciones secundarias aplicables en los demás sujetos obligados; y

VIII. Coordinar con el área de tecnologías de la información del sujeto obligado las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la gestión de documentos electrónicos.

Artículo 13. Cada sujeto obligado deberá nombrar a los responsables de los archivos de trámite, concentración y, en su caso, histórico respectivamente.
Artículo 14. En cada unidad administrativa de los sujetos obligados existirá un archivo de trámite, en el que se conservarán los documentos de uso cotidiano necesarios para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas.
Los responsables de los archivos de trámite serán nombrados por el titular de cada unidad administrativa, quien deberá ser debidamente capacitado para cumplir las funciones inherentes a sus funciones, las cuales son las siguientes:

I. Integrar los expedientes de archivo;

II. Conservar la documentación que se encuentre activa y la que ha sido clasificada como reservada de acuerdo con la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, mientras conserve tal carácter;

III. Coadyuvar con el área coordinadora de archivos en la elaboración del cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental y el inventario general;

IV. Asegurar la integridad y debida conservación de los archivos que contengan documentación clasificada; y

V. Las demás que señale el reglamento, los lineamientos y demás disposiciones aplicables.

Artículo 15. Los sujetos obligados contarán con un archivo de concentración, adscrito al área coordinadora de archivos, en donde se conservará aquella documentación de uso esporádico que debe mantenerse por razones administrativas, legales, fiscales o contables.
El responsable del archivo de concentración deberá contar con conocimientos y experiencia en archivística, y será nombrado por el titular de la dependencia o entidad o por el titular de la instancia u órgano que determinen los otros sujetos obligados distintos del Poder Ejecutivo federal.
El responsable del archivo de concentración tendrá las siguientes funciones:

I. Conservar precautoriamente la documentación semiactiva hasta cumplir su vigencia documental conforme al catálogo de disposición documental;

II. Elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria;

III. Valorar en coordinación con el archivo histórico los documentos y expedientes de las series resguardadas conforme al catálogo de disposición documental; y

IV. Las demás que señale el Reglamento, los lineamientos y demás disposiciones aplicables.

Artículo 16. Las dependencias y entidades deberán transferir sus documentos con valores históricos al Archivo General de la Nación, de conformidad con las disposiciones que para ello establezca este ultimo.
Los sujetos obligados distintos del Poder Ejecutivo federal podrán convenir con el Archivo General de la Nación, las transferencias secundarias correspondientes. En caso contrario, deberán contar con un archivo histórico propio.
Artículo 17. El archivo histórico estará adscrito al área coordinadora de archivos y se constituirá como fuente de acceso público, encargado de divulgar la memoria documental institucional, estimular el uso y aprovechamiento social de la documentación, y difundir su acervo e instrumentos de consulta.
El responsable del archivo histórico deberá contar con conocimientos y experiencia en historia y archivística, y será nombrado por el titular de la dependencia o entidad, o por el titular de la instancia u órgano que determinen los otros sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo federal, el cual deberá contar con un nivel mínimo de director de área. Tendrá las siguientes funciones:

I. Validar la documentación que deba conservarse permanentemente por tener valor histórico, para el dictamen del Archivo General de la Nación en el caso del Poder Ejecutivo federal; o bien, de la autoridad que determinen las disposiciones secundarias aplicables en los demás sujetos obligados;

II. Recibir, organizar, conservar, describir y difundir la documentación con valor histórico; y

III. Las demás que señale el Reglamento, los lineamientos y demás disposiciones aplicables.

Capítulo II

De la Administración de los Archivos

Artículo 18. Todo documento de archivo en posesión de los sujetos obligados formará parte de un sistema institucional de archivos. Dicho sistema incluirá al menos los siguientes procesos relativos a documentos de archivos:

I. Registro de entrada y salida de correspondencia;

II. Identificación de documentos de archivo;

III. Uso y seguimiento;

IV. Clasificación archivística por funciones;

V. Integración y ordenación de expedientes;

VI. Descripción a partir de sección, serie y expediente;

VII. Transferencia de archivos;

VIII. Conservación de archivos;

IX. Prevaloración de archivos;

X. Criterios de clasificación de la información; y

XI. Auditoría de archivos.

Artículo 19. Los sujetos obligados deberán elaborar los instrumentos de control y consulta archivística que propicien la organización, administración, conservación y localización expedita de sus archivos, por lo que deberán contar al menos con los siguientes:

I. El cuadro general de clasificación archivística;

II. El catálogo de disposición documental;

III. Los inventarios documentales;

a) General,

b) De transferencia; y

c) De baja; y

IV. La guía simple de archivos.

El Archivo General de la Nación, para el caso del Poder Ejecutivo federal, o bien, las instancias que determine el Consejo Nacional de Archivos en el caso de los demás sujetos obligados, proporcionarán la asesoría técnica para la elaboración de los instrumentos de control y consulta archivística, en los términos que determine el reglamento.
El Archivo General de la Nación podrá proporcionar la asesoría a la que refiere el párrafo anterior a los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo federal previa suscripción de los convenios correspondientes.
Artículo 20. Los sujetos obligados deberán instrumentar sistemas automatizados para la gestión documental que permitan registrar y controlar los procesos señalados en el artículo 18 de la Ley para documentos de archivos, así como la elaboración, captura, organización y conservación de los documentos de archivo electrónico procedentes de los diferentes sistemas del sujeto obligado. Esta funcionalidad deberá contar, además, con los instrumentos de control y consulta señalados en el artículo 19 de la ley.
En la preservación de archivos electrónicos en el largo plazo, sea por necesidades del sujeto obligado o por el valor secundario de los documentos, se deberá contar con la funcionalidad de un sistema de preservación en el largo plazo, el cual deberá cumplir las especificaciones que para ello se emitan.
Cuando los sujetos obligados hayan desarrollado o adquirido herramientas informáticas de gestión y control para la organización y conservación de documentos de archivo, deberán ser adecuadas a los lineamientos a que se refiere el artículo anterior.
Artículo 21. El Archivo General de la Nación, en coordinación con el Instituto y la Secretaría de la Función Pública, emitirá los lineamientos que establezcan las bases para la creación y uso de sistemas automatizados de gestión y control de documentos, tanto en formato físico como electrónico, a los que refiere el artículo anterior, aplicables a las dependencias y entidades, los cuales deberán contener como mínimo disposiciones que tengan por objeto

I. Aplicar invariablemente a los documentos de archivo electrónico los mismos instrumentos técnicos archivísticos que corresponden a los soportes tradicionales;

II. Mantener y preservar los metadatos que sean creados para el sistema;

III. Incorporar las normas y medidas que garanticen la autenticidad, seguridad, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo electrónico, así como su control y administración archivística; y

IV. Establecer los procedimientos que registren la actualización, migración, respaldo u otro proceso que afecte a los documentos electrónicos y que documenten cambios jurídico-administrativos, tecnológicos en sistemas y programas o en dispositivos y equipos, que se lleven a cabo e influyan en el contenido de los documentos de archivo electrónico.

Asimismo, el Archivo General de la Nación, en coordinación con el Instituto y la Secretaría de la Función Pública, emitirá lineamientos para la creación y funcionamiento de los sistemas que permitan la organización y conservación de la información de los archivos administrativos del Poder Ejecutivo federal de forma completa y actualizada, a fin de publicar aquélla relativa a los indicadores de gestión, ejercicio de los recursos públicos y con alto valor para la sociedad.
La autoridad que establezcan las disposiciones secundarias aplicables a los sujetos obligados distintos del Poder Ejecutivo federal deberá emitir los lineamientos que señala el presente artículo, de conformidad con las directrices que para tal efecto emita el Consejo Nacional de Archivos.
Artículo 22. Las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal deberán notificar al Archivo General de la Nación a más tardar el 15 de abril de cada año, el listado de documentos desclasificados el año previo y que hayan sido objeto de reserva con fundamento en el artículo 13, fracciones I a IV de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
Artículo 23. Los servidores públicos federales que deban elaborar un acta de entrega-recepción al separarse de su empleo, cargo o comisión, en términos del acuerdo emitido por la Secretaría de la Función Pública o la instancia que corresponda en los sujetos obligados distintos del Poder Ejecutivo federal, deberán entregar a quienes los sustituyan en sus funciones, los archivos organizados e instrumentos de consulta y control archivístico que se encontraban bajo su custodia.
Si a la fecha en que el servidor público se separe del empleo, cargo o comisión no existe nombramiento o designación del servidor público que lo sustituirá, la entrega del informe se hará al servidor público que se designe para tal efecto.
Artículo 24. En caso de que alguna dependencia o entidad de la Administración Pública Federal o alguna de sus unidades administrativas desaparezca, se extinga o cambie de adscripción, la autoridad correspondiente dispondrá lo necesario para que todos los documentos de archivo y los instrumentos de consulta y control archivístico sean trasladados a los archivos que correspondan de conformidad con esta ley y demás disposiciones aplicables.
El instrumento jurídico por el que se determine la desaparición de una dependencia o una unidad administrativa, o el cambio de adscripción de esta última; o bien, la liquidación, extinción, fusión, enajenación o transferencia de una entidad, señalará la dependencia, entidad o instancia a la que se transferirán los archivos respectivos.
Tratándose de la liquidación o extinción de una entidad de la Administración Pública Federal será obligación del liquidador remitir al Archivo General de la Nación copia del inventario de la documentación que se resguardará.

Título Tercero

De los Sujetos Obligados Distintos del Poder Ejecutivo Federal

Capítulo Único

Artículo 25. Los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo federal, en el ámbito de sus respectivas competencias, establecerán mediante reglamentos o acuerdos de carácter general las autoridades encargadas de aplicar esta ley y demás disposiciones secundarias a que se refiere dicho ordenamiento.
Para la aplicación de la ley y emisión de regulación secundaria, los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo federal atenderán las directrices y criterios que emita el Consejo Nacional de Archivos.

Título Cuarto

Del Acceso a los Archivos Históricos y Autorización de Salida y Enajenación de Documentos

Capítulo Único

Artículo 26. Para el acceso a los documentos de los archivos históricos de los sujetos obligados y del Archivo General de la Nación no será aplicable el procedimiento de acceso previsto en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, por lo que el acceso a los mismos se efectuará conforme al procedimiento que establezcan los propios archivos.
Los documentos contenidos en los archivos históricos y los identificados como históricos confidenciales no serán susceptibles de clasificación como reservados en términos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
Artículo 27. La información clasificada como confidencial con fundamento en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, respecto de la cual se haya determinado su conservación permanente por tener valor histórico, conservará tal carácter por un plazo de 30 años a partir de la fecha de creación del documento que la contenga, o bien de 70 años tratándose de datos personales que afecten a la esfera más íntima de su titular o cuya utilización indebida pueda dar origen a discriminación o conlleve un riesgo grave para éste. Estos documentos se identificarán como históricos confidenciales.
Los documentos históricos confidenciales permanecerán en el archivo de concentración de los sujetos obligados por el plazo previsto en el párrafo anterior. Una vez cumplido dicho plazo, dichos documentos deberán ser transferidos al Archivo General de la Nación o archivo histórico correspondiente, y no podrán ser clasificados en términos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
Artículo 28. Los sujetos obligados podrán solicitar al Archivo General de la Nación, en el caso del Poder Ejecutivo federal, o a su archivo histórico en los demás casos, la custodia de los documentos identificados como históricos confidenciales cuando las condiciones físicas de su archivo de concentración no garanticen el debido resguardo de los documentos o pongan en riesgo la conservación de los mismos durante el plazo que establece el artículo 27 de la presente ley.
Sin perjuicio de lo anterior, el Archivo General de la Nación o los archivos históricos, según corresponda, podrán ordenar la transferencia a sus acervos de los documentos históricos confidenciales de los sujetos obligados para su custodia, cuando determinen que los archivos de concentración no cuentan con las condiciones óptimas para garantizar la debida organización y conservación de los mismos por el plazo antes señalado.
Los documentos históricos confidenciales transferidos al Archivo General de la Nación o a los archivos históricos en calidad de custodia no formarán parte del archivo histórico de acceso público, hasta que concluya el plazo establecido en el artículo 27 de la presente ley.
Artículo 29. El acceso a los documentos considerados como históricos confidenciales deberá observar lo dispuesto por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y la presente ley.
Cuando el Archivo General de la Nación o la autoridad equivalente en los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo federal reciban una solicitud de acceso a documentos históricos confidenciales que tengan bajo su custodia, deberán orientar al solicitante respecto del sujeto obligado responsable de la información.
Durante el plazo que establece el artículo 27 de la ley, el titular de la unidad administrativa que realizó la transferencia primaria al archivo de concentración de los documentos considerados históricos confidenciales, será el responsable de atender las solicitudes de acceso relacionadas con dichos documentos.
Artículo 30. El Instituto o la autoridad equivalente en los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo federal podrán determinar procedente el acceso a información confidencial con valor histórico cuando

I. Se solicite para una investigación o estudio que se considere relevante para el país, siempre que el mismo no se pueda realizar sin el acceso a la información confidencial, y el investigador o la persona que realice el estudio quede obligado por escrito a no divulgar la información confidencial, ni ninguna que pueda hacer identificable a su titular;

II. El interés público en el acceso sea mayor a cualquier invasión a la privacidad que pueda resultar de dicho acceso;

III. El acceso beneficie de manera clara y evidente al titular de la información confidencial; y

IV. Sea solicitada por un biógrafo autorizado por el titular de la información confidencial.

Artículo 31. No podrán salir del país documentos que hayan pertenecido o pertenezcan a los archivos de los órganos federales, entidades federativas, municipios y casas curiales, así como documentos originales relacionados con la historia de México y libros que por su naturaleza no sean fácilmente sustituibles, sin la autorización previa del Archivo General de la Nación.
Artículo 32. En los casos de enajenación por venta de un acervo o documento declarado patrimonio documental de la Nación, y en general cuando se trate de documentos acordes con lo previsto en el artículo 36, fracciones I y II, de la Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos, el Ejecutivo federal, a través del Archivo General de la Nación, gozará del derecho del tanto en los términos que establezca el Reglamento respectivo.
Artículo 33. Los archivos o documentos en poder de los particulares y de entidades públicas podrán ser recibidos en comodato por el Archivo General de la Nación para su estabilización.
En los casos que posterior a la estabilización citada en el párrafo anterior, el Archivo General de la Nación compruebe que los archivos privados de interés público y sus documentos se encuentran en peligro de destrucción, desaparición o pérdida, éstos podrán ser objeto de expropiación, mediante dictamen emitido por el Archivo General de la Nación, previa opinión técnica del Consejo Académico Asesor, en los términos de la legislación aplicable.
Artículo 34. El procedimiento y términos para la comprobación citada en el artículo anterior se establecerán en el reglamento.

Título Quinto

Del Consejo Nacional de Archivos

Capítulo I

De la Integración del Consejo Nacional de Archivos

Artículo 35. Se crea el Consejo Nacional de Archivos como el órgano colegiado que tiene por objeto establecer una política nacional de archivos públicos y privados, así como las directrices nacionales para la gestión de documentos y la protección de la memoria documental nacional.

I. El Consejo Nacional de Archivos será presidido por el director general del Archivo General de la Nación; y

II. El funcionamiento del Consejo Nacional de Archivos será conforme a lo dispuesto en esta ley y, en su caso, en su reglamento.

Artículo 36. Son atribuciones del Consejo Nacional de Archivos las siguientes:

I. Establecer directrices y criterios para la aplicación de esta ley y su Reglamento para los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo federal;

II. Establecer las directrices o criterios nacionales para el funcionamiento de los archivos que integren el Sistema Nacional de Archivos destinadas a la gestión, conservación y acceso a los documentos de archivo;

III. Promover la interrelación de los archivos públicos y privados para el intercambio y la integración sistémica de las actividades de archivo;

IV. Fomentar el desarrollo de archivos administrativos actualizados en los poderes Ejecutivo, Legislativo, Judicial de los órganos constitucionales autónomos de los tres órdenes de gobierno;

V. Fomentar la modernización y homogeneización metodológica de la función archivística, propiciando la cooperación e integración de los archivos;

VI. Establecer criterios para la descripción de documentos y fuentes de información relevantes para el conocimiento y difusión de la historia de México, existentes en archivos y colecciones públicas y privadas, nacionales;

VII. Promover la gestión, preservación y el acceso a la información documental, con base en las mejores prácticas internacionales;

VIII. Propiciar el uso y desarrollo de nuevas tecnologías de la información, la gestión de documentos en entorno electrónico y las medidas para su preservación;

IX. Estimular la formación técnica de recursos humanos en materia de archivos;

X. Recomendar medidas para la investigación en los archivos públicos y privados;

XI. Estimular la sensibilización de la sociedad acerca de la importancia de los archivos activos como centros de información esencial, y de los históricos como parte fundamental de la memoria colectiva;

XII. Integrar a los representantes de archivos de instituciones o entidades que no se encuentren previstos en su conformación y que por su participación en el Sistema Nacional de Archivos deban incluirse; y

XIII. Fomentar la organización y celebración de foros, congresos, conferencias; elaboración de estudios, capacitaciones e intercambios de experiencias en materia de archivos.

Artículo 37. El Consejo Nacional de Archivos estará integrado por

I. El director general del Archivo General de la Nación, quien lo presidirá;

II. Un representante de los archivos del Poder Ejecutivo federal, designado por el Comité Técnico de los Archivos del Ejecutivo federal;

III. Un representante de los archivos del Poder Judicial federal, designado por la Judicatura Federal;

IV. Dos representantes de los archivos del Poder Legislativo federal, designados por el presidente de la Cámara de Diputados y el presidente de la Cámara de Senadores;

V. Un representante de los archivos del Banco de México;

VI. Un representante de los archivos de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos;

VII. Un representante del Instituto Federal Electoral;

VIII. Un representante del Instituto Nacional de Estadística y Geografía;

IX. Un representante de los archivos de los estados y del Distrito Federal, electo en la Reunión Nacional de Archivos;

X. Un representante de los archivos de los municipios, electo en la Reunión Nacional de Archivos;

XI. Un representante de los archivos de los poderes judiciales estatales y del Distrito Federal, electo en el Encuentro Nacional de Archivos Judiciales;

XII. Un representante de los archivos de los poderes legislativos estatales y del Distrito Federal, electo en la Reunión Nacional de Archivos;

XIII. Un representante del Instituto;

XIV. Un representante de los institutos o consejos de transparencia estatales y del Distrito Federal, designados por la Conferencia Mexicana de Acceso a la Información Pública;

XV. Un representante de las instituciones de docencia, investigación, o preservación de archivos designado por la Asociación Nacional de Universidades e Instituciones de Educación Superior;

XVI. Un representante de los archivos universitarios elegido por la Red Nacional de Archivos de Educación Superior; y

XVII. Un representante de la Asociación de Archivos y Bibliotecas Privadas.

Artículo 38. El Consejo Nacional de Archivos sesionará en la sede del Archivo General de la Nación de la siguiente forma:

I. Los integrantes del Consejo Nacional de Archivos que se mencionan en el artículo anterior podrán nombrar un suplente;

II. El Consejo Nacional de Archivos solo sesionará si se reúne un quórum de la mitad más uno de sus miembros;

III. Las decisiones se tomarán por mayoría de votos de los miembros presentes en la sesión, y el director general del Archivo General de la Nación tendrá voto de calidad en caso de empate; y

IV. El Consejo Nacional de Archivos contará con un secretario técnico, nombrado por el Archivo General de la Nación.

Capítulo II

Del Sistema Nacional de Archivos

Artículo 39. El Sistema Nacional de Archivos es un mecanismo de colaboración, coordinación y articulación permanente entre los archivos públicos de los tres ámbitos de gobierno, los privados y los del sector social, para la gestión, preservación y acceso a la información documental, con base en las mejores prácticas internacionales.
El Sistema Nacional de Archivos se conducirá de conformidad con las disposiciones previstas en esta ley, su Reglamento y los criterios y directrices que emita el Consejo Nacional de Archivos.
Artículo 40. El Sistema Nacional de Archivos se integra por los archivos del Poder Ejecutivo federal, el Poder Judicial de la Federación, el Poder Legislativo federal, los organismos constitucionales autónomos, los organismos autónomos por ley, las entidades federativas y el Distrito Federal, los municipios o demarcaciones territoriales, las universidades e instituciones de educación superior, los archivos privados declarados de interés público, y aquellos archivos privados que soliciten ser considerados como parte de este sistema y acepten aplicar sus directrices.

Título Sexto

Del Archivo General de la Nación

Capítulo I

De la Operación del Archivo General de la Nación

Artículo 41. El Archivo General de la Nación es el organismo descentralizado rector de la archivística nacional y entidad central de consulta del Poder Ejecutivo federal en la administración de los archivos administrativos e históricos de la administración pública federal. Tendrá su domicilio legal en la Ciudad de México y contará con autonomía de gestión y personalidad jurídica propia para el cabal cumplimiento de su objeto general, objetivos específicos y metas.
Los recursos económicos generados por el Archivo General de la Nación serán destinados para el cumplimiento de sus atribuciones.
Artículo 42. El Archivo General de la Nación contará con un Consejo Académico Asesor que le asesorará con los conocimientos desarrollados en las instituciones académicas especializadas en las disciplinas vinculadas con sus funciones con el fin de alcanzar el mejor desarrollo de sus atribuciones.
El Consejo Académico Asesor estará integrado por académicos y expertos destacados, de acuerdo con lo que disponga el Reglamento.
La Secretaría Técnica del Consejo Académico Asesor estará a cargo del Archivo General de la Nación.
Artículo 43. El Archivo General de la Nación contará con un órgano consultivo en materia de administración de documentos y archivos del Gobierno Federal, que se denominará Comité Técnico Consultivo de Archivos del Ejecutivo federal.
Las actividades del Comité deberán estar estrechamente vinculadas con las que correspondan al Archivo General de la Nación, en su carácter de entidad normativa del Ejecutivo federal en materia de administración de documentos y archivos.
El Comité estará conformado por dos representantes oficiales de cada una de las dependencias y entidades del Ejecutivo federal, los que fungirán como miembros titular y suplente, respectivamente, quienes deberán ser designados formalmente por el Oficial Mayor, o equivalente, de la dependencia o entidad que representen.
El Comité operará y se conducirá de conformidad con las disposiciones previstas en el reglamento.
Artículo 44. El Archivo General de la Nación tendrá las siguientes atribuciones:

I. Presidir el Consejo Nacional de Archivos, y proponer la adopción de directrices nacionales en materia de archivos;

II. Resguardar el patrimonio documental que custodia, las transferencias secundarias de los documentos con valor histórico generados por el Poder Ejecutivo federal y, en su caso, otros sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo federal, así como aquellos documentos en posesión de particulares que, en forma voluntaria y previa valoración, incorpore a sus acervos;

III. Declarar patrimonio documental de la Nación a aquellos acervos o documentos que sean de interés público y se ajusten a la definición prevista en esta ley;

IV. Autorizar los permisos para la salida del país de documentos declarados patrimonio documental de la nación; de aquéllos documentos originales relacionados con la historia de México y de libros que por su naturaleza no sean fácilmente sustituibles;

V. Reunir, organizar, preservar y difundir el acervo documental gráfico, bibliográfico y hemerográfico que resguarda, con base en las mejores prácticas internacionales, adecuadas a la realidad nacional;

VI. Establecer los lineamientos para analizar, valorar y decidir el destino final de la documentación de los sujetos obligados del Poder Ejecutivo federal;

VII. Emitir el dictamen de baja documental para los sujetos obligados del Poder Ejecutivo federal;

VIII. Desarrollar investigaciones en materias históricas y archivísticas encaminadas a la organización, conservación y difusión del patrimonio documental que resguarda y de los archivos de las dependencias y entidades;

IX. Gestionar la recuperación e incorporación a sus acervos de aquellos archivos que tengan valor histórico;

X. Dictar las disposiciones administrativas relacionadas con la conservación y custodia de los documentos históricos del Poder Ejecutivo federal;

XI. Preparar, publicar y distribuir, en forma onerosa o gratuita, las obras y colecciones necesarias para apoyar el conocimiento de su acervo, así como promover la cultura archivística, de consulta y aprovechamiento del patrimonio documental del país;

XII. Proporcionar los servicios complementarios que determine el reglamento de esta ley y otras disposiciones aplicables;

XIII. Determinar lineamientos para concentrar en sus instalaciones el Diario Oficial de la Federación y demás publicaciones de los Poderes de la Unión, de las entidades federativas, del Distrito Federal y de los municipios o demarcaciones territoriales;

XIV. Establecer políticas para reunir, organizar y difundir el acervo documental gráfico, bibliográfico y hemerográfico necesario para apoyar el desarrollo archivístico y la investigación histórica nacional, con base en las mejores prácticas internacionales adecuadas a la realidad nacional;

XV. Integrar un acervo bibliohemerográfico especializado en materia de archivos y temas afines;

XVI. Vigilar y, en caso de incumplimiento de esta ley, hacer las recomendaciones a las dependencias y entidades para asegurar su cumplimiento y el de sus disposiciones reglamentarias, así como hacer del conocimiento del Órgano Interno de Control o de las autoridades que correspondan, las afectaciones del patrimonio documental, a efecto de que se establezcan las responsabilidades correspondientes;

XVII. Fomentar el desarrollo profesional de archivistas a través de convenios de colaboración o concertación con autoridades e instituciones educativas públicas o privadas;

XVIII. Participar y organizar foros y eventos nacionales e internacionales en la materia;

XIX. Coadyuvar en los mecanismos para otorgar recursos materiales y económicos a los archivos en peligro de destrucción o pérdida;

XX. Promover el registro nacional de archivos históricos públicos y privados, así como desarrollar actividades relacionadas con este;

XXI. Realizar convenios con municipios e instituciones, en el marco del cumplimiento de sus objetivos;

XXII. Cooperar con otros organismos encargados de la política del gobierno nacional en la educación, la cultura, la ciencia, la tecnología, la información y la informática en materia de archivos;

XXIII. Dictar las disposiciones administrativas relacionadas con la conservación y custodia de los documentos de archivo del Poder Ejecutivo federal;

XXIV. Elaborar en coordinación con el Instituto los lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos del Poder Ejecutivo federal;

XXV. Desarrollar sistemas para la creación, mantenimiento y preservación de documentos electrónicos que asegure su autenticidad, integridad y disponibilidad a través del tiempo;

XXVI. Expedir copias certificadas, transcripciones paleográficas y dictámenes de autenticidad de los documentos existentes en sus acervos así como determinar las políticas y procedimientos para proporcionar los servicios de consulta y reprografía al público usuario, previo pago de los derechos correspondientes;

XXVII. Proponer la adopción de Normas Oficiales Mexicanas en materia de archivos y coadyuvar en su elaboración con las autoridades correspondientes;

XXVIII. Proponer ante la autoridad competente el rescate de documentos históricos de propiedad pública federal que se encuentren indebidamente en posesión de particulares; y

XXIX. Las demás que le confieran otras disposiciones jurídicas aplicables.

Artículo 45. El Archivo General de la Nación podrá celebrar convenios de colaboración o coordinación, según corresponda, con los sujetos obligados distintos del Poder Ejecutivo federal, con entidades federativas, el Distrito Federal y municipios, así como con particulares, con el propósito de desarrollar acciones que permitan la modernización de los servicios archivísticos, el rescate y administración del patrimonio documental de la nación, en el marco de la normatividad aplicable. Asimismo, podrá establecer vínculos con otros archivos internacionales afines.

Sección Primera

Del Órgano de Gobierno

Artículo 46. Para el estudio, planeación y despacho de los asuntos que le competen, el Archivo General de la Nación contará con un órgano de gobierno, que estará integrado por

I. Un presidente, que será designado por el presidente de la República, y

II. Los designados por los titulares de las siguientes dependencias y entidades:

a) Secretaría de Gobernación;

b) Secretaría de Hacienda y Crédito Público; y

c) Secretaría de Educación Pública.

El director general del Archivo General de la Nación formará parte del Órgano de Gobierno con voz pero sin voto, y contará con las atribuciones previstas en el artículo 59 de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales y las demás que le confiera el reglamento respectivo.
Artículo 47. El Órgano de Gobierno tendrá las atribuciones previstas en artículo 58 de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales, así como las que le confiera el reglamento respectivo.

Sección Segunda

Del Director General

Artículo 48. El director general del Archivo General de la Nación será nombrado por el presidente de la República y deberá cubrir los siguientes requisitos:

I. Ser ciudadano mexicano;

II. Tener grado académico de doctor en historia o contar con experiencia mínima de cinco años en la dirección de un archivo histórico o área sustantiva del mismo;

III. No haber sido condenado por la comisión de algún delito doloso;

IV. Tener cuando menos treinta años de edad al día de la designación;

V. No ser cónyuge, ni tener relación de parentesco por consanguinidad o afinidad hasta el cuarto grado o civil con cualquiera de los miembros del Órgano de Gobierno; y

VI. No haber sido secretario de Estado, jefe de departamento administrativo, procurador general de la República, senador, diputado federal o local, dirigente de un partido o asociación política, gobernador de algún estado o jefe del gobierno del Distrito Federal, durante el año previo al día de su nombramiento.

Capítulo II

Del Registro Nacional de Archivos Históricos

Artículo 49. El Registro Nacional de Archivos Históricos es un instrumento catastral del Archivo General de la Nación para registrar y difundir el patrimonio de la memoria documental del país resguardado en los archivos históricos del Poder Ejecutivo federal, y de manera potestativa, de otros archivos públicos y privados. El registro integrará los datos sobre los acervos y la infraestructura de los archivos, así como sobre los documentos declarados patrimonio documental de la nación.
Los archivos privados que sean beneficiados con fondos federales deberán de registrarse en el Registro Nacional de Archivos Históricos y sujetarse a las recomendaciones emitidas por el Archivo General de la Nación.
El reglamento de la ley establecerá la forma de organización y funcionamiento del Registro Nacional de Archivos Históricos.
Artículo 50. Los archivos adscritos al Registro Nacional de Archivos Históricos deberán incorporar y luego actualizar anualmente los datos sobre sus acervos, conforme a las disposiciones y requisitos que establezca el Archivo General de la Nación.
Los particulares propietarios de documentos o archivos declarados como patrimonio documental de la Nación, inscritos en el Registro Nacional de Archivos Históricos, informarán sobre cualquier cambio que afecte los documentos o acervos, sea en su estado físico o patrimonial.
Artículo 51. Los archivos privados que por solicitud de sus propietarios se inscriban en el Registro Nacional de Archivos Históricos, contarán con asistencia técnica por parte del Archivo General de la Nación y se estimulará su organización, conservación, difusión y consulta.

Capítulo III

De la Sección de Archivos Presidenciales

Artículo 52. El Archivo General de la Nación tendrá a su cargo la sección de archivos presidenciales.
Al término de cada mandato, la Presidencia de la República deberá efectuar las transferencias secundarias que conforme a su catálogo de disposición documental procedan.
Artículo 53. El Archivo General de la Nación emitirá los lineamientos conforme a los cuales deberá efectuarse la transferencia secundaria prevista en el artículo anterior.

Título Séptimo

De las Infracciones y Sanciones

Capítulo Único

Artículo 54. Sin perjuicio de las sanciones penales o civiles que correspondan, son causa de responsabilidad administrativa de los servidores públicos por incumplimiento de las obligaciones establecidas en esta ley las siguientes:

I. Hacer ilegible, extraer, destruir, ocultar, inutilizar, alterar, manchar, raspar, mutilar total o parcialmente y de manera indebida, cualquier documento que se resguarde en un archivo de trámite, de concentración o histórico;

II. Extraer documentos o archivos públicos de su recinto para fines distintos al ejercicio de sus funciones y atribuciones;

III. Trasladar fuera del territorio nacional archivos o documentos públicos declarados patrimonio documental de la nación, sin la anuencia del Archivo General de la Nación;

IV. Transferir a título oneroso o gratuito la propiedad o posesión de archivos o documentos públicos;

V. Impedir u obstaculizar la consulta de documentos de los archivos históricos sin causa justificada;

VI. Poner en riesgo la integridad y correcta conservación de documentos históricos;

VII. Actuar con negligencia en la adopción de medidas de índole técnica, administrativa, ambiental o tecnológica para la adecuada conservación de los archivos;

VIII. No dar cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 7o. de la presente ley; y

IX. Omitir entregar algún archivo o documento bajo su custodia al separarse de un empleo, cargo o comisión.

Artículo 55. Los servidores públicos que contravengan esta ley y sus disposiciones reglamentarias se harán acreedores a las medidas de apremio y sanciones establecidas en la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.
Las responsabilidades administrativas serán independientes de las del orden civil o penal que procedan.
Artículo 56. Los usuarios de los archivos públicos y privados y los particulares que posean archivos privados de interés público deberán contribuir a la conservación y buen estado de los documentos.
Cualquier mal uso, perjuicio material o sustracción de documentos realizada por los particulares a los que refiere el párrafo anterior, será sancionada de conformidad con la normatividad aplicable.

Transitorios

Artículo Primero. La presente ley entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Federación.
Artículo Segundo. Los sujetos obligados deberán designar a los responsables de los archivos a que se refieren los artículos 11 y 13 de la ley, así como elaborar los documentos de control y consulta archivísticos establecidos por el artículo 19 de la presente ley, a más tardar 18 meses después de la entrada en vigor de la presente ley.
Artículo Tercero. El Archivo General de la Nación, en coordinación con el Instituto y la Secretaría de la Función Pública, según sea el caso, expedirá los lineamientos a que se refieren los artículos 21 y 44, fracción XXIV, de la presente ley, en los 12 meses posteriores a la publicación de la presente ley.
Artículo Cuarto. Los documentos con datos personales sensibles que hayan sido transferidos a un archivo histórico o al Archivo General de la Nación antes de la entrada en vigor de esta ley, permanecerán en dichos archivos y conservarán su carácter de confidencial hasta que cumplan el plazo que establece el artículo 27 de la presente ley.
En tanto no concluya el plazo señalado en el párrafo anterior, el acceso a los mismos procederá de acuerdo con lo dispuesto por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
Artículo Quinto. El Archivo General de la Nación autorizará la permanencia de los archivos históricos de las dependencias y entidades que hayan sido creados antes de la entrada en vigor de la presente ley, para lo cual evaluará las condiciones físicas, materiales y administrativas en que se encuentran los archivos, a fin de verificar la debida conservación, organización y difusión de la documentación, y determinar la conveniencia de la permanencia de los archivos o la transferencia de sus documentos con valor histórico al acervo del Archivo General de la Nación.
Artículo Sexto. El Archivo General de la Nación expedirá los lineamientos a que se refieren los artículos 44, fracciones VI y XIII, y 52, a más tardar 2 años después de la entrada en vigor de la presente ley.
Artículo Séptimo. El Archivo General de la Nación expedirá los lineamientos para la estructura y funcionamiento del Consejo Académico Asesor en los siguientes 180 días hábiles posteriores al inicio de vigencia de la presente ley.
Artículo Octavo. El Ejecutivo federal expedirá el Reglamento de la Ley Federal de Archivos dentro del año siguiente a su entrada en vigor.
Artículo Noveno. El Archivo General de la Nación publicará en su portal electrónico las disposiciones y requisitos para incorporar y actualizar los datos en el Registro Nacional de Archivos Históricos, a más tardar dentro de los 180 días hábiles posteriores a la publicación de la presente ley.
Artículo Décimo. Los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo federal deberán establecer las autoridades a las que refiere el artículo 25 de la presente ley a más tardar 1 año después de su entrada en vigor.
Artículo Decimoprimero. Los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo federal deberán establecer los mecanismos para elegir y nombrar a los representantes del Consejo Nacional de Archivos a las que refiere el artículo 35 de la presente ley a más tardar 1 año después de su entrada en vigor.
Artículo Decimosegundo. Se derogan todas aquellas disposiciones legales o reglamentarias que contravengan la presente ley.

Palacio Legislativo de San Lázaro.- México, Distrito Federal, a treinta de dos mil once.

La Comisión de Gobernación

Diputados: Javier Corral Jurado (rúbrica), presidente; Mercedes del Carmen Guillén Vicente (rúbrica), Felipe de Jesús Rangel Vargas (rúbrica), Guadalupe Acosta Naranjo (rúbrica), Lorena Corona Valdés (rúbrica), Juan Enrique Ibarra Pedroza (rúbrica en abstención), Claudia Ruiz Massieu Salinas, Gastón Luken Garza, Francisco Ramos Montaño (rúbrica), María Antonieta Pérez Reyes, Luis Carlos Campos Villegas (rúbrica), Sergio Mancilla Zayas (rúbrica), secretarios; Agustín Carlos Castilla Marroquín (rúbrica), Sami David David (rúbrica), Nancy González Ulloa (rúbrica), Marcela Guerra Castillo, Jorge Antonio Kahwagi Macari, Gregorio Hurtado Leija (rúbrica), Teresa del Carmen Incháustegui Romero (rúbrica), Humberto Lepe Lepe, Miguel Ángel Luna Munguía (rúbrica), José Ramón Martel López, Andrés Massieu Fernández (rúbrica), Agustín Torres Ibarrola (rúbrica), Alejandro Encinas Rodríguez, Nazario Norberto Sánchez, Beatriz Paredes Rangel, Liev Vladimir Ramos Cárdenas (rúbrica), Carlos Oznerol Pacheco Castro, Arturo Zamora Jiménez.