Transferencia, digitalización, depuración y destrucción de expedientes

DOF: 22/12/2009

ACUERDO General Conjunto número 3/2009, de los Plenos de la Suprema Corte de Justicia de la Nación y del Consejo de la Judicatura Federal, relativo a la transferencia, digitalización, depuración y destrucción de los expedientes generados en los Tribunales Unitarios de Circuito.

Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Suprema Corte de Justicia de la Nación.- Secretaría General de Acuerdos.

ACUERDO GENERAL CONJUNTO NUMERO 3/2009, DE LOS PLENOS DE LA SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACION Y DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA FEDERAL, RELATIVO A LA TRANSFERENCIA, DIGITALIZACION, DEPURACION Y DESTRUCCION DE LOS EXPEDIENTES GENERADOS EN LOS TRIBUNALES UNITARIOS DE CIRCUITO.

CONSIDERANDO:

PRIMERO. El artículo 94 de la Carta Magna dispone que se deposita el ejercicio del Poder Judicial de la Federación en una Suprema Corte de Justicia de la Nación, en un Tribunal Electoral, en Tribunales Colegiados y Unitarios de Circuito y en Juzgados de Distrito; asimismo, señala que su administración, vigilancia y disciplina, con excepción de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, estará a cargo del Consejo de la Judicatura Federal;

SEGUNDO. La Ley Orgánica del Poder Judicial de la Federación establece, en el artículo 11, fracción XV, que el Pleno de la Suprema Corte de Justicia puede solicitar la intervención del Consejo de la Judicatura Federal, siempre que sea necesaria para la adecuada coordinación y funcionamiento entre los órganos del Poder Judicial de la Federación;

TERCERO. El artículo 11, fracción XXI, de la Ley Orgánica del Poder Judicial de la Federación faculta al Pleno de la Suprema Corte de Justicia de la Nación para emitir acuerdos generales en las materias de su competencia, y en el artículo 81, fracción II, otorga al Consejo de la Judicatura Federal la atribución de dictar todos aquellos acuerdos generales que fueren necesarios para el adecuado ejercicio de sus funciones;

CUARTO. Aunado a ello, en el artículo 81, fracciones XVIII y XXXV, de la propia Ley Orgánica del Poder Judicial de la Federación, se dispone que son atribuciones del Consejo de la Judicatura Federal, establecer la normativa y los criterios para modernizar las estructuras orgánicas, los sistemas y procedimientos administrativos internos, así como los de servicios al público; y fijar las bases de la política informática y de información estadística que permitan conocer y planear el desarrollo del Poder Judicial de la Federación;

QUINTO. Asimismo, la Ley Orgánica del Poder Judicial de la Federación en su artículo 11, fracción XIX, establece como atribuciones del Pleno de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, reglamentar el funcionamiento del Centro de Documentación y Análisis que comprende la biblioteca central, el archivo histórico, el archivo central y los archivos de los tribunales federales foráneos, compilación de leyes y el archivo de actas;

SEXTO. El artículo 147, fracciones I, V y VI, del Reglamento Interior de la Suprema Corte de Justicia de la Nación establece como atribuciones de la Dirección General del Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes administrar y conservar los archivos judiciales central y de los órganos jurisdiccionales federales foráneos, archivos de actas e históricos que integran el patrimonio documental que resguarda la Suprema Corte, así como coordinarse con la dirección de la Casa de la Cultura Jurídica que corresponda cuando sus atribuciones deban ejercerse respecto del material ubicado en ésta;

SEPTIMO. El artículo 148, fracciones II, VIII, X y XI, del Reglamento Interior de la Suprema Corte de Justicia de la Nación establece como atribuciones de la Dirección General de Casas de la Cultura Jurídica y Estudios Históricos colaborar y brindar apoyo en la ejecución y cumplimiento de los programas de trabajo relativos al acervo documental judicial, entre otros, a cargo de la Dirección General del Centro de Documentación y Análisis, de conformidad con los Acuerdos Generales que apruebe el Comité de Ministros correspondiente o los lineamientos que expida el Secretario Ejecutivo Jurídico Administrativo; realizar el seguimiento de los programas encomendados a las Casas de la Cultura Jurídica y, en su caso, proponer las medidas para agilizarlos y adecuarlos a las necesidades y condiciones que determine la Secretaría Ejecutiva Jurídico Administrativa; así como coordinar la planeación y programación de las actividades de las áreas que se encuentran bajo su responsabilidad, tomando en cuenta los programas que se ejecutarán en las Casas de la Cultura Jurídica por diversas Direcciones Generales;

OCTAVO. El veintisiete de agosto de dos mil uno, el Pleno de la Suprema Corte de Justicia de la Nación y el Pleno del Consejo de la Judicatura Federal aprobaron el Acuerdo General Conjunto 1/2001, que establece los lineamientos para el flujo documental, depuración y digitalización del acervo archivístico de los Juzgados de Distrito, Tribunales Unitarios de Circuito y Tribunales Colegiados de Circuito.

Aunado a ello, el tres de octubre de dos mil dos, el entonces Comité del Centro de Documentación y Análisis aprobó el Acuerdo Complementario al Acuerdo General Conjunto 1/2001 del veintisiete de agosto de dos mil uno, que establece los lineamientos para el flujo documental, depuración y digitalización del acervo archivístico de los Juzgados de Distrito, Tribunales Unitarios de Circuito y Tribunales Colegiados de Circuito.

Asimismo, el Comité de Archivo, Biblioteca e Informática, antes Comité de Biblioteca, Archivo e Informática, ha emitido diversos criterios de interpretación al referido Acuerdo General Conjunto 1/2001;

NOVENO. El Comité de Archivo, Biblioteca e Informática, en sesión celebrada el dos de febrero de dos mil siete, acordó que el Centro de Documentación y Análisis gestionara un convenio específico de colaboración con la Universidad Nacional Autónoma de México para la realización de un estudio sobre la posibilidad de que los expedientes judiciales digitalizados entre los años dos mil uno y dos mil tres puedan trasladarse a un programa que permita su ágil consulta; asimismo, acordó que el Centro de Documentación y Análisis realizara una encuesta a Magistrados de Circuito y Jueces de Distrito sobre qué actuaciones de los expedientes generados en los Tribunales Unitarios de Circuito deben digitalizarse en razón de su consulta;

DECIMO. En sesión del dieciséis de marzo de dos mil siete, luego de los resultados de la referida consulta, el Comité de Archivo, Biblioteca e Informática acordó que únicamente se digitalicen las sentencias emitidas por los órganos jurisdiccionales en los expedientes que resguarda la Suprema Corte de Justicia de la Nación, y que dicho acuerdo se hiciera del conocimiento de la Universidad Nacional Autónoma de México para efectos de su diagnóstico sobre el Programa de Digitalización de Expedientes Judiciales;

DECIMO PRIMERO. En el diagnóstico elaborado por la Universidad Nacional Autónoma de México, se señala que actualmente la digitalización es el proceso idóneo para la conservación y difusión de los expedientes judiciales; y por cuanto hace a las gestiones a llevar a cabo para su continuidad, en esencia, recomendó diseñar y desarrollar un programa permanente que permita digitalizar los expedientes judiciales tanto en el Máximo Tribunal como en los Tribunales de Circuito y Juzgados de Distrito; así como otro programa que permita digitalizar el acervo generado por la Suprema Corte y dichos órganos jurisdiccionales federales que se encuentra actualmente bajo resguardo del más Alto Tribunal a través del Centro de Documentación y Análisis; aunado a lo cual, precisó la importancia de que se contemple la posibilidad de digitalizar no sólo la sentencia sino todo el expediente, cuando éste tenga valor histórico;

DECIMO SEGUNDO. Por acuerdo de los Comités de Gobierno y Administración y de Archivo, Biblioteca e Informática, en sesiones del veintiséis de abril y veintiocho de mayo de dos mil siete, respectivamente, se determinó que el Centro de Documentación y Análisis realizara una consulta a Magistrados de Circuito y Jueces de Distrito a fin de conocer su opinión sobre qué expedientes judiciales podrían depurarse, por lo que a partir de sus respuestas, se ha determinado la pertinencia de fijar los supuestos en esa materia;

DECIMO TERCERO. Con el fin de atender y brindar una solución a la problemática de espacio que se presenta en los archivos de los Tribunales Unitarios de Circuito, es pertinente que se modifique el plazo, de cinco a tres años, para que se transfieran a los depósitos documentales de la Suprema Corte de Justicia de la Nación aquellos expedientes judiciales y auxiliares concluidos de conformidad con la fecha en la que se ordenó su archivo, con el objeto de que se entreguen a la custodia y administración de este Alto Tribunal;

DECIMO CUARTO. Con el objeto de optimizar el uso de los espacios destinados al archivo judicial del Poder Judicial de la Federación y considerando la relevancia jurídica de las sentencias y demás resoluciones dictadas en los expedientes relativos a los asuntos seguidos ante los Tribunales Unitarios de Circuito, se estima conveniente establecer criterios de depuración y destrucción de aquéllos, considerando la importancia de resguardar únicamente la documentación que tenga valor jurídico o histórico;

DECIMO QUINTO. Del análisis del volumen que representan todos los expedientes judiciales provenientes de los Tribunales Unitarios de Circuito que tiene bajo su resguardo la Suprema Corte, se advierte que los generados de 1951 a 2003 equivalen aproximadamente al 9% del volumen total, por lo cual se estima necesario aplicar criterios de depuración, sin menoscabo de digitalizar las constancias relevantes así como resguardar los que tienen valor jurídico o histórico;

DECIMO SEXTO. Con el fin de resguardar los expedientes con relevancia documental, jurídica o histórica, resulta necesario conservar en su integridad aquellos expedientes judiciales de 1950 y anteriores, así como aquellos que se consideren de relevancia documental, entre otros, los relativos a delitos contra la seguridad de la Nación, contra el derecho internacional, contra la humanidad, contra la administración de justicia, y contra el ambiente y la gestión ambiental; aquellos que contengan resoluciones que hayan sido impugnadas ante organismos públicos internacionales o todos los que por el sentido de alguna de las resoluciones adoptadas en ellos, tengan o hayan tenido especial trascendencia jurídica, política, social o económica.

Asimismo, se conservarán la demanda y la sentencia de los expedientes relativos a juicios de amparo en los que se haya negado o concedido la protección constitucional; así como el escrito de apelación y la sentencia de los tocas civiles o administrativos federales; todas aquellas resoluciones de los incidentes de suspensión relativas a su otorgamiento o violación en los casos que se haya concedido la medida cautelar;

DECIMO SEPTIMO. Tomando en consideración que la fracción XIX del artículo 11 de la Ley Orgánica del Poder Judicial de la Federación establece que el resguardo de los archivos de los Tribunales Federales Foráneos corresponde a la Suprema Corte, con independencia de su naturaleza jurisdiccional o administrativa, el Consejo de la Judicatura Federal determinará qué tipo de archivos administrativos se deben llevar en los Tribunales Unitarios de Circuito, qué documentos deben integrar y durante qué periodo deben conservarse; y una vez que no resulten de utilidad para el ejercicio de sus funciones deberán pasar a resguardo del Máximo Tribunal; y

DECIMO OCTAVO. En este orden de ideas, resulta indispensable emitir un nuevo acuerdo que, por una parte, actualice la normativa vigente en la materia y, por la otra, de acuerdo a la situación actual de los archivos generados en los Tribunales Unitarios de Circuito y para optimizar su conservación y consulta, regule la transferencia, digitalización, depuración y destrucción de los expedientes judiciales, con base tanto en la opinión de los titulares de los órganos jurisdiccionales federales, como en el diagnóstico que realizó la Universidad Nacional Autónoma de México respecto del Programa de Digitalización.

En consecuencia, con fundamento en los artículos 94 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y 11, fracciones XV y XXI, de la Ley Orgánica del Poder Judicial de la Federación, el Pleno de la Suprema Corte de Justicia de la Nación y el Pleno del Consejo de la Judicatura Federal, conjuntamente, expiden el siguiente:

ACUERDO

CAPITULO PRIMERO

DISPOSICIONES GENERALES

PRIMERO. El presente Acuerdo General tiene por objeto regular la transferencia, digitalización, depuración y destrucción de los expedientes judiciales generados en los Tribunales Unitarios de Circuito.

SEGUNDO. Para los efectos de este Acuerdo, se entenderá por:

I. Acuerdo de desincorporación: El pronunciamiento que se realiza en un acta de depuración o destrucción de expedientes o de parte de éstos en la cual se precisa que dichos documentos, parcialmente o en su totalidad, carecen de valor histórico y jurídico, por lo que pueden ser destruidos parcial o totalmente conforme a lo previsto en los artículos 6, fracción XVIII, 25, 130, fracción II y 131 de la Ley General de Bienes Nacionales, los dos últimos artículos aplicados por

analogía;

II. Administración: El conjunto de atribuciones de dirección, coordinación, supervisión y seguimiento de los programas relativos a la organización, transferencia, digitalización, depuración y destrucción de los archivos judiciales, cuyo ejercicio corresponde al Centro de Documentación y Análisis;

III. Administración electrónica de expedientes digitales: Actividad consistente en el escaneo de las constancias judiciales, su resguardo electrónico y procesamiento técnico informático y documental hasta la publicación electrónica de la información que contienen;

IV. Administraciones Regionales: Organos desconcentrados del Consejo de la Judicatura Federal encargados de proporcionar los servicios administrativos que en materia de recursos humanos, materiales, informáticos y financieros requieren para su operación los Tribunales Unitarios de Circuito, Tribunales Colegiados de Circuito y Juzgados de Distrito;

V. Archivo judicial: El conjunto de expedientes judiciales y auxiliares generados en los órganos jurisdiccionales en ejercicio de sus funciones sustantivas;

VI. Asuntos concluidos: Los expedientes relativos a un proceso jurisdiccional en los cuales, conforme a la legislación aplicable, se ha dictado su última resolución, bien sea porque la sentencia correspondiente causó ejecutoria y no requiere ejecución alguna o porque requiriéndola, existe proveído en el cual se determinó que quedó enteramente cumplida o que ya no hay motivo para la ejecución;

VII. Centro de Documentación y Análisis: La Dirección General del Centro de Documentación y Análisis, Archivos y Compilación de Leyes de la Suprema Corte de Justicia de la Nación;

VIII. Certificación de versiones digitales: Acto en virtud del cual un servidor público investido de fe pública certifica mediante firma electrónica que una copia digital corresponde a la versión original del documento digitalizado;

IX. Comité: El Comité de Archivo, Biblioteca e Informática de la Suprema Corte de Justicia de la Nación;

X. Consejo: El Consejo de la Judicatura Federal;

XI. Conservación: Los métodos que permiten asegurar la preservación de los expedientes que conforman el archivo judicial generado por los órganos jurisdiccionales y que está encomendado a la Suprema Corte;

XII. Copia digital: Archivo informático que contiene la reproducción exacta de las constancias que integran los expedientes;

XIII. Depósito documental: El área destinada a la organización, conservación y consulta, en su caso, del archivo judicial y que depende del Centro de Documentación y Análisis, cuya función se cumple a través del archivo central, de los archivos de concentración del Primer Circuito, del Centro Archivístico Judicial, de las Casas de la Cultura Jurídica y de los centros de depósito que se lleguen a instalar para tales fines;

XIV. Depuración: La desintegración material de algunas de las constancias que obran en los expedientes judiciales y auxiliares;

XV. Destrucción: La desintegración material de la totalidad de un expediente judicial o auxiliar;

XVI. Dirección General de Casas: La Dirección General de Casas de la Cultura Jurídica y Estudios Históricos;

XVII. Documento original: Todo aquel soporte impreso que contenga un rasgo distintivo o signo de

puño y letra y sea insustituible por otro que haya sido ofrecido por las partes con excepción de la demanda. En consecuencia, aquellos documentos de los que pueda obtenerse una copia certificada por alguna dependencia gubernamental, notaría o correduría públicas, sin que sea necesaria la autorización de las partes que hayan intervenido en el acto jurídico, no serán considerados como documentos originales;

XVIII. Estadística y Planeación: La Dirección General de Estadística y Planeación del Consejo;

XIX. Expedientes auxiliares: Todos aquellos que contienen actuaciones procesales vinculadas a los procedimientos de que conocen los órganos jurisdiccionales; tales como exhortos, despachos, requisitorias, cuadernos de antecedentes, expedientillos varios, entre otros;

XX. Expedientes judiciales: Todos aquellos que recogen las actuaciones que dan origen o se generan dentro de un procedimiento judicial hasta su resolución;

XXI. Informática: La Dirección General de Informática de la Suprema Corte de Justicia de la Nación;

XXII. Organización: El conjunto de actividades encaminadas a la recopilación, ordenación e instalación del archivo judicial en los depósitos documentales;

XXIII. Registro electrónico asociado: Conjunto de atributos que identifican a un expediente, almacenados en el SISE;

XXIV. Transferencia: El procedimiento mediante el cual los Magistrados de Circuito entregan a la Suprema Corte los expedientes judiciales y auxiliares que han generado, una vez que cumplen con los requisitos que para tal efecto se establecen en este Acuerdo General Conjunto;

XXV. SISE: El Sistema Integral de Seguimiento de Expedientes del Consejo;

XXVI. Suprema Corte: La Suprema Corte de Justicia de la Nación;

XXVII. Valoración sobre relevancia documental: Pronunciamiento de un Magistrado de un Tribunal Unitario de Circuito en virtud del cual determina que un expediente judicial, atendiendo a sus particularidades y con independencia del sentido de la resolución dictada en él, debe conservarse en su totalidad; y,

XXVIII. Visitaduría: La Visitaduría Judicial del Consejo.

CAPITULO SEGUNDO

DE LAS ATRIBUCIONES Y OBLIGACIONES

TERCERO. Corresponde al Comité aprobar los planes y programas relativos a la administración, el resguardo y la consulta de los expedientes judiciales y auxiliares, así como resolver cualquier situación o emitir los criterios de interpretación relacionados con la aplicación del presente Acuerdo General Conjunto.

CUARTO. Los Magistrados de los Tribunales Unitarios de Circuito realizarán la depuración, la destrucción y la transferencia de su archivo judicial conforme a lo dispuesto en este Acuerdo General Conjunto, en la inteligencia de que deberán acompañar, cuando menos, copia digital, debidamente certificada, del escrito de apelación y de la sentencia, así como del escrito de agravios y de la sentencia, cuando se haya abordado el fondo de lo planteado en un asunto del que conozcan en ejercicio de su jurisdicción ordinaria y realizar su valoración sobre la relevancia documental de cada uno de los asuntos que transfieran.

QUINTO. En la materia de este Acuerdo, al Centro de Documentación y Análisis corresponde:

I. La administración del archivo judicial físico y digital encomendado a la Suprema Corte; así como la dirección, coordinación, supervisión y el seguimiento de los programas relativos a la transferencia, digitalización, depuración y destrucción de los archivos judiciales de los Tribunales Unitarios de Circuito bajo resguardo de las Casas de la Cultura Jurídica adscritas a la Dirección General de

Casas, y de las áreas de depósito dependientes del mismo;

II. Emitir opinión en relación con las gestiones que se realicen para el cumplimiento de este Acuerdo y, en su caso, dirigirla a los Magistrados de los Tribunales Unitarios de Circuito o a las demás áreas que participan en su ejecución;

III. Emitir el Acuerdo de desincorporación de los expedientes susceptibles de ser depurados o destruidos y el Acta de depuración o destrucción que corresponda.

Para tales efectos, el Centro de Documentación contará con personal investido de fe pública para su certificación;

IV. Llevar a cabo las gestiones administrativas necesarias para la depuración o destrucción de los expedientes judiciales y proveer lo conducente para el destino final de los recursos que se lleguen a obtener, de conformidad con el acuerdo que emita el Comité;

V. Elaborar el manual para la organización, transferencia, depuración, destrucción y digitalización de los archivos judiciales;

VI. Someter a consideración del Comité cualquier situación derivada de la aplicación de este Acuerdo;

VII. Brindar asesoría y capacitación a los Tribunales Unitarios de Circuito en la materia de este Acuerdo; y

VIII. Las demás que le confieran los órganos superiores de esta Suprema Corte.

SEXTO. A Estadística y Planeación corresponde brindar apoyo a los Tribunales Unitarios de Circuito para que los listados de expedientes judiciales y auxiliares que depuren, destruyan o transfieran a la Suprema Corte se generen con base en el SISE, para lo cual deberá verificar los trabajos de digitalización que realicen los Tribunales Unitarios de Circuito.

Asimismo, deberá verificar que en los trabajos de digitalización que realicen los Tribunales Unitarios de Circuito se atienda a lo previsto en el Acuerdo General 21/2007 del Pleno del Consejo de la Judicatura Federal, que establece la Firma Electrónica para el seguimiento de expedientes (FESE), publicado en el Diario Oficial de la Federación el siete de junio de dos mil siete y en la demás normativa que regule dicha materia, todo ello en coordinación con el Centro de Documentación y Análisis e Informática.

SEPTIMO. En la materia del presente Acuerdo, corresponde a Informática:

I. Realizar las acciones necesarias a fin de que los inventarios electrónicos de expedientes que se reciben en los depósitos documentales de la Suprema Corte se concentren en una base de datos que pueda ser aprovechada por el Centro de Documentación y Análisis.

II. Proveer lo necesario para que la información digital que se genere con base en el programa de digitalización que administra Estadística y Planeación pueda ser consultada y aprovechada por la Suprema Corte, a través del Centro de Documentación y Análisis.

III. Proponer al Comité los programas, sistemas e infraestructura tecnológicos que se requieran para la digitalización y consulta electrónica de los expedientes a cargo de la Suprema Corte; y realizar las acciones necesarias para su implantación, puesta en marcha, administración y actualización.

OCTAVO. En cuanto al cumplimiento de este Acuerdo, la Visitaduría supervisará que los procesos de valoración, depuración, destrucción, transferencia y digitalización que llevan a cabo los Tribunales Unitarios de Circuito se realicen de conformidad con la presente normativa, y los resultados que obtenga se harán del conocimiento de la Comisión de Disciplina del Consejo para que se tomen las acciones correspondientes y en su caso; el Centro de Documentación y Análisis verificará que dichos procesos respondan a los planes y programas que para la administración, resguardo y consulta le sean aprobados por el Comité.

CAPITULO TERCERO

DE LOS TIPOS DE ARCHIVO Y DE LAS TRANSFERENCIAS DE EXPEDIENTES JUDICIALES

NOVENO. El archivo judicial se clasifica en:

I. Archivo reciente: El conjunto de expedientes judiciales y auxiliares, que tengan hasta cinco años de haberse ordenado su archivo como asuntos concluidos;

II. Archivo medio: El conjunto de expedientes judiciales y auxiliares, no depurados que tengan más de cinco años de haberse ordenado su archivo como asuntos concluidos;

III. Archivo de valor jurídico: El conjunto de expedientes depurados que tengan más de cinco años de haberse ordenado su archivo como asuntos concluidos, en los que se haya concedido la suspensión, negado o concedido el amparo o resuelto el fondo de lo pedido al conocer de los asuntos de la jurisdicción ordinaria que corresponda a los Tribunales Unitarios de Circuito; y

IV. Archivo histórico y de relevancia documental: El conjunto de expedientes judiciales y auxiliares que hayan ingresado al órgano jurisdiccional antes de 1951, o a partir de ese año y que se determinen de relevancia documental conforme a los criterios establecidos en este Acuerdo General Conjunto.

DECIMO. Para regular el flujo del archivo judicial de los Tribunales Unitarios de Circuito, se deben considerar los siguientes criterios:

I. El archivo judicial reciente será conservado en el órgano jurisdiccional durante tres años, por lo que una vez cumplido este plazo deberá transferirse al Centro de Documentación y Análisis;

II. El archivo medio, el de valor jurídico y el de relevancia documental de 1951 en adelante se resguardarán por el Centro de Documentación y Análisis, en el Centro Archivístico Judicial y en los depósitos documentales que llegaran a instalarse; y

III. El archivo histórico anterior a 1951 se resguardará en el archivo de concentración del Primer Circuito y en las Casas de la Cultura Jurídica más cercanas al órgano jurisdiccional.

Para la administración, conservación y consulta de los archivos judiciales medio, de valor jurídico y de relevancia documental, conforme a una adecuada organización archivística y optimización de los espacios destinados para su resguardo, el Centro de Documentación y Análisis determinará el depósito documental en que se conservarán, de lo cual informará a los Tribunales Unitarios de Circuito.

DECIMO PRIMERO. Cada año los titulares de los Tribunales Unitarios de Circuito, por medio de las Administraciones Regionales y de las Administraciones de Edificios Centrales del Consejo, deberán transferir al Centro Archivístico Judicial de la Suprema Corte los expedientes del archivo judicial reciente que tengan más de tres años de haberse ordenado su archivo, en la inteligencia de que estarán a su disposición conforme a lo previsto en este Acuerdo General Conjunto.

Todos los asuntos concluidos definitivamente deberán contener, sin excepción, el proveído por el que se ordena su archivo y, en su caso, el de que son de relevancia documental. Dichos datos también deberán constar en la carátula del expediente.

En el acuerdo de archivo de los expedientes judiciales o auxiliares que no tengan relevancia documental, deberá constar la notificación personal a las partes para acudir al órgano jurisdiccional, dentro de un plazo de noventa días, a recoger los documentos originales exhibidos en el expediente, apercibiéndoles de que en caso de no hacerlo, dichos documentos podrán ser destruidos junto con el expediente.

DECIMO SEGUNDO. Para la transferencia anual del archivo judicial reciente, el Centro de Documentación y Análisis elaborará el calendario respectivo que señalará la fecha correspondiente para cada una, en coordinación con los Magistrados de los Tribunales Unitarios de Circuito y de conformidad con la administración de los depósitos documentales.

DECIMO TERCERO. Para la transferencia de los expedientes del archivo judicial reciente que tengan más de tres años de haberse ordenado su archivo deberán generarse los siguientes documentos:

I. Acta firmada por el Magistrado del Tribunal Unitario de Circuito y el responsable del depósito documental que corresponda, levantada por duplicado. Un tanto deberá resguardarse en el correspondiente depósito documental de la Suprema Corte y otro en el órgano jurisdiccional respectivo.

El acta de transferencia deberá realizarse de conformidad con el formato que para tal efecto remita oportunamente el Centro de Documentación y Análisis al órgano jurisdiccional y al responsable del depósito documental.

En dicha acta deberá precisarse qué expedientes de los transferidos son de relevancia documental conforme al prudente arbitrio del Magistrado de Circuito;

II. Relación de los expedientes que se transfieren, firmada por el Magistrado del Tribunal Unitario de Circuito y por el responsable del depósito documental de la Suprema Corte, en formato impreso y electrónico obtenido a partir del SISE; y

III. Copia digital de todas las constancias que integran el expediente, así como su registro electrónico asociado. La copia deberá certificarse con la firma digital del servidor público habilitado para ello.

Los Tribunales Unitarios de Circuito realizarán las anotaciones correspondientes en el libro de gobierno. Además, adoptarán las acciones administrativas que correspondan para brindar seguridad durante las transferencias de la documentación debidamente asegurada.

Estadística y Planeación se coordinará con el Centro de Documentación y Análisis y con Informática para que la información del SISE pueda ser aprovechada en formato electrónico e impreso por los órganos jurisdiccionales y por la Suprema Corte de acuerdo a las solicitudes que con anticipación le formulen.

DECIMO CUARTO. En la transferencia de los expedientes del archivo judicial reciente que tengan más de tres años de haberse ordenado su archivo, el Magistrado del Tribunal Unitario de Circuito se apoyará en el manual para la organización de archivos judiciales resguardados por la Suprema Corte que de conformidad con este Acuerdo General Conjunto apruebe el Comité.

CAPITULO CUARTO

DE LA DIGITALIZACION DE LAS ACTUACIONES JUDICIALES

DECIMO QUINTO. En relación con los expedientes bajo resguardo de la Suprema Corte al momento en que entre en vigor este Acuerdo General Conjunto, Informática llevará a cabo su digitalización, de conformidad con la relación que el Centro de Documentación y Análisis le entregue, en la que precisen los casos en que se digitalizará la demanda y la sentencia relativas a los asuntos en que se haya resuelto el fondo de lo planteado ante los Tribunales Unitarios de Circuito; en la inteligencia de que deberán remitir una versión a la Dirección General de Planeación de lo Jurídico de la Suprema Corte para el análisis estadístico que corresponda.

En los casos excepcionales que apruebe el Comité, o el órgano de la Suprema Corte que éste determine, se digitalizará total o parcialmente algún expediente, atendiendo a su estado de conservación, a la estadística de consultas que registren y, en particular, a su relevancia documental o valor histórico.

DECIMO SEXTO. Informática llevará a cabo las acciones necesarias para que la información digitalizada por la Suprema Corte relativa al archivo judicial bajo su resguardo se pueda difundir y consultar en Internet de manera ágil; y para efectos de su preservación, determinará las características de los archivos electrónicos que se generen. Para ello, se coordinará con el Centro de Documentación y Análisis.

DECIMO SEPTIMO. En el caso de los expedientes diversos de los señalados en el punto Décimo Quinto de este Acuerdo General Conjunto, los Tribunales Unitarios de Circuito llevarán a cabo la digitalización de las actuaciones que ameriten ese tratamiento a fin de conservar y difundir su contenido, una vez que inicien el registro de firma electrónica, de conformidad con lo establecido en el Acuerdo General 21/2007 del Pleno del Consejo de la Judicatura Federal, que establece la Firma Electrónica para el seguimiento de expedientes (FESE), publicado en el Diario Oficial de la Federación el siete de junio de dos mil siete.

DECIMO OCTAVO. Los Tribunales Unitarios de Circuito, al transferir físicamente los expedientes de archivo reciente con más de tres años de haberse ordenado su archivo, a los depósitos de la Suprema Corte, deberán dar aviso a Estadística y Planeación, mediante oficio, para que ésta transfiera en formato digital al programa que administra la Suprema Corte, todas las actuaciones judiciales que integran un asunto y se encuentren digitalizadas.

DECIMO NOVENO. Estadística y Planeación se coordinará con el Centro de Documentación y Análisis y con Informática para establecer un protocolo de intercambio de información entre el programa que administra relativo a la digitalización de actuaciones de los Tribunales Unitarios de Circuito y el programa que administra la Suprema Corte para el aprovechamiento de la información digital transferida por el Consejo.

CAPITULO QUINTO

DE LA DEPURACION Y DESTRUCCION DE EXPEDIENTES JUDICIALES

VIGESIMO. Los Magistrados de los Tribunales Unitarios de Circuito deberán desincorporar y ordenar destruir aquellos expedientes que cuenten con más de seis meses de haberse acordado su archivo y que teniendo documentos originales no se hayan recogido por las partes conforme al procedimiento indicado en el párrafo último de este punto, que se ubiquen en cualquiera de los siguientes supuestos:

I. Todos aquellos expedientes auxiliares;

II. Los duplicados de los tocas, siempre que se cuente con el original; y

III. Los duplicados de los incidentes de suspensión, siempre que exista el original.

Antes de proceder a la destrucción de dichos expedientes, si en ellos obra algún documento original, deberá notificarse personalmente a las partes para acudir al órgano jurisdiccional, dentro de un plazo de noventa días, a recoger los documentos originales exhibidos en el expediente, apercibiéndoles de que en caso de no hacerlo, dichos documentos podrán ser destruidos junto con el expediente.

VIGESIMO PRIMERO. De los expedientes provenientes de los Tribunales Unitarios de Circuito son susceptibles de depuración o destrucción aquellos que, aun teniendo documentos originales no se hayan recogido por las partes conforme a los procedimientos indicados en los puntos Décimo Primero, párrafo último y Vigésimo Segundo de este Acuerdo General Conjunto, cuentan con más de cinco años de haberse ordenado su archivo como asuntos concluidos y se ubican en los siguientes supuestos:

I. Todos aquellos en los que se haya dictado un acuerdo que sin decidir el juicio en lo principal lo den por concluido;

II. Los expedientes relativos a juicios de amparo en los que únicamente se haya sobreseído;

III. El original del cuaderno relativo al incidente de suspensión en amparo siempre que la medida cautelar se haya negado.

En los incidentes de suspensión en los que se haya concedido la medida cautelar se deberán conservar todas las resoluciones relativas a su otorgamiento o violación;

IV. Los expedientes relativos a juicios de amparo en los que se haya negado o concedido la protección constitucional, de los cuales se conservará en todos los casos la demanda y la sentencia respectivas; y

V. Los expedientes relativos a tocas civiles o administrativos federales, de los cuales se conservarán el escrito de apelación y la sentencia respectivas.

De los expedientes anteriores, se conservarán en su integridad aquellos que el Magistrado del Tribunal Unitario de Circuito, atendiendo a su prudente arbitrio, considere de relevancia documental. Se considera que cumplen con este requisito, entre otros, los relativos a delitos contra la seguridad de la Nación, contra el derecho internacional, contra la humanidad, contra la administración de justicia, y contra el ambiente y la gestión ambiental; aquellos que contengan resoluciones que hayan sido impugnadas ante organismos públicos internacionales; o todos los que por el sentido de alguna de las resoluciones adoptadas en ellos tengan o hayan tenido especial trascendencia jurídica, política, social o económica.

VIGESIMO SEGUNDO. Con base en lo determinado por los Magistrados de los Tribunales Unitarios de Circuito, el Centro de Documentación y Análisis remitirá los expedientes que a juicio de aquéllos tengan relevancia documental a la sección respectiva del archivo histórico y respecto de los restantes procederá a su depuración o a su destrucción según corresponda, atendiendo a lo señalado en el punto Vigésimo Primero de este Acuerdo General Conjunto.

El Centro de Documentación y Análisis, previamente a la depuración o destrucción de los expedientes judiciales o auxiliares, elaborará una relación de ellos, la cual deberá publicar en la página de Internet de la Suprema Corte y del Consejo, en la inteligencia de que la publicación de dicha relación se hará del conocimiento público a través del Diario Oficial de la Federación y de periódicos de circulación nacional.

Transcurridos treinta días naturales posteriores a la publicación en medios impresos, se llevará a cabo la depuración o destrucción respectiva, de la cual deberá levantarse acta debidamente circunstanciada en la que se precisará la materia del expediente, el nombre del promovente y si contiene algún documento original.

En el caso de que algún interesado solicite la devolución de documentos originales dentro del plazo a que se refiere el párrafo anterior, y acredite tener derecho a recibirlos, se le entregarán levantándose el acta correspondiente por el Centro de Documentación y Análisis.

VIGESIMO TERCERO. No serán objeto de depuración o destrucción, hasta que no venza el plazo previsto en la normativa aplicable, las constancias de un expediente judicial o auxiliar que se hayan determinado como información reservada con motivo de las solicitudes de acceso a la información planteadas una vez que el asunto respectivo haya concluido.

VIGESIMO CUARTO. En la depuración o destrucción de los expedientes judiciales y auxiliares se deberán generar los siguientes documentos por duplicado:

I. Acta firmada por el Magistrado del Tribunal Unitario de Circuito y el secretario designado para dar fe de la desintegración material o por los servidores públicos del Centro de Documentación y Análisis que al efecto se designen.

El acta de depuración o destrucción deberá realizarse de conformidad con el formato que para tal efecto remita oportunamente el Centro de Documentación y Análisis al órgano jurisdiccional;

II. Relación de los expedientes judiciales y auxiliares que se depuran o destruyen, firmada por el Magistrado del Tribunal Unitario de Circuito y el secretario designado para dar fe de la desintegración material o por el personal designado para tal efecto por el Centro de Documentación y Análisis, en formato impreso y electrónico obtenido a partir del SISE; y

III. Copia digital de todas las constancias que integran el expediente depurado, así como su registro electrónico asociado. La copia deberá certificarse con la firma digital del servidor público habilitado para ello.

VIGESIMO QUINTO. Los Tribunales Unitarios de Circuito deberán realizar las anotaciones correspondientes en los libros de gobierno y, posteriormente, remitir original del acta de depuración o destrucción y de los listados de los expedientes respectivos al Centro de Documentación y Análisis.

El Centro de Documentación y Análisis deberá informar al respectivo Tribunal Unitario de Circuito sobre el destino que se dé a los expedientes, así como realizar las anotaciones correspondientes en los inventarios electrónicos, respecto de los que tiene en resguardo.

TRANSITORIOS:

PRIMERO. Este Acuerdo General entrará en vigor treinta días naturales después de su publicación en el Diario Oficial de la Federación.

SEGUNDO. Se deroga el Acuerdo General Conjunto 1/2001 del veintisiete de agosto de dos mil uno, del Pleno de la Suprema Corte de Justicia de la Nación y del Pleno del Consejo de la Judicatura Federal, que establece lineamientos para el flujo documental, depuración y digitalización del acervo archivístico de los Juzgados de Distrito, Tribunales Unitarios de Circuito y Tribunales Colegiados de Circuito, y su Acuerdo Complementario del tres de octubre de dos mil dos, del Comité del Centro de Documentación y Análisis, por lo que se refiere al tratamiento de los expedientes provenientes de los Tribunales Unitarios de Circuito; de manera que continuarán vigentes en materia de acervos archivísticos de Tribunales Colegiados de Circuito, hasta en tanto se emita el respectivo Acuerdo General que los regule.

TERCERO. La atribución establecida en este Acuerdo General Conjunto a cargo de los Tribunales Unitarios de Circuito, consistente en digitalizar el escrito de agravios y la sentencia de los juicios de amparo en los que se haya negado o concedido la protección constitucional o el escrito de apelación y la sentencia cuando se haya abordado el fondo de lo planteado, se realizará por el Centro de Documentación y Análisis con apoyo de Informática, respecto de los expedientes que se radiquen hasta el año 2009.

Los expedientes que se radiquen a partir del año 2010 se integrarán en copia digital por los Tribunales Unitarios de Circuito y su transferencia se realizará de conformidad con lo señalado en el presente Acuerdo General.

CUARTO. Las transferencias correspondientes a expedientes radicados a partir del año 2007 se recibirán en el Centro Archivístico Judicial ubicado en la ciudad de Toluca, Estado de México, a partir de enero de 2011. Las transferencias de expedientes radicados en 2006 y años anteriores se continuarán recibiendo en los archivos del Primer Circuito y en las Casas de la Cultura Jurídica.

QUINTO. Todas aquellas transferencias provisionales realizadas por los Tribunales Unitarios de Circuito con base en lo acordado por el entonces Comité de Biblioteca, Archivo e Informática y el Comité de Gobierno y Administración de la Suprema Corte el doce de mayo de dos mil cinco, por carecer de espacio, deberán ser actualizadas con acta de transferencia definitiva en los casos en que los expedientes judiciales cumplan con la temporalidad que establece este Acuerdo.

SEXTO. Las Administraciones Regionales del Consejo brindarán el apoyo que los Magistrados de los Tribunales Unitarios de Circuito requieran para llevar a cabo la transferencia de expedientes al Centro Archivístico Judicial, así como para la desintegración material de los expedientes que se determine deban depurarse o destruirse.

SEPTIMO. Las reglas de depuración y destrucción contenidas en el Capítulo Quinto del presente Acuerdo General se aplicarán por los Tribunales Unitarios de Circuito a partir de su entrada en vigor, y por el Centro de Documentación y Análisis, a partir del año 2011, conforme al programa que dicha Dirección General someta a la consideración del Comité procediendo a su digitalización en términos de lo indicado en el diverso punto Décimo Quinto de este instrumento.

OCTAVO. En tanto la Suprema Corte y el Consejo emiten los lineamientos para el tratamiento de la documentación administrativa bajo su resguardo generada en los Tribunales Unitarios de Circuito, son susceptibles de destrucción las libretas de control de oficios, minutarios de exhorto, los diversos registros de correspondencia, los acuerdos de la sección de actuaría y de control de expedientes por sección, generados en dichos órganos jurisdiccionales, con independencia de su denominación, previa valoración del Magistrado del Tribunal Unitario de Circuito, para lo cual deberán conservarse los relativos a los dos años más recientes.

No podrán destruirse los documentos referidos en el párrafo que antecede cuando estén relacionados con una investigación o con un procedimiento de responsabilidad administrativa.

NOVENO. En cumplimiento a lo dispuesto en el Punto Quinto, fracción V, de este Acuerdo y con el propósito de contar con un solo manual para la organización de los archivos judiciales bajo resguardo de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, el Centro de Documentación y Análisis presentará al Comité las actualizaciones que amerite el manual que se apruebe de conformidad con el Acuerdo General Conjunto 1/2009 del veintiocho de septiembre de dos mil nueve, de los Plenos de la Suprema Corte de Justicia de la Nación y del Consejo de la Judicatura Federal, relativo a la transferencia, digitalización, depuración y destrucción de los expedientes generados por los Juzgados de Distrito, con base en lo que se determina en este acuerdo para el caso de los expedientes generados en los Tribunales Unitarios de Circuito, a más tardar treinta días hábiles después de la publicación de este instrumento.

Asimismo, dicho manual se aplicará para la organización de los expedientes generados en los Tribunales Unitarios de Circuito, en lo que no se contraponga con lo que dispone el presente Acuerdo, hasta en tanto se aprueban las actualizaciones referidas en el párrafo anterior.

DECIMO. En relación con los expedientes que se ubican en los archivos del Primer Circuito, el Consejo proveerá lo necesario para que los depósitos en los que se resguardan cuenten con las mejores condiciones de conservación, de conformidad con las especificaciones técnicas que precise el Centro de Documentación y Análisis.

DECIMO PRIMERO. Estadística y Planeación, Informática y el Centro de Documentación y Análisis integrarán un grupo de trabajo en el que se determinarán los estándares, procesos, especificaciones y protocolo para el intercambio de la información a que se refiere este Acuerdo.

DECIMO SEGUNDO. Se derogan todas aquellas disposiciones que se opongan a lo previsto en el presente Acuerdo General.

DECIMO TERCERO. Publíquese este Acuerdo en el Diario Oficial de la Federación, en el Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta y, en términos de lo dispuesto en el artículo 7o., fracción XIV, de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, en medios electrónicos de consulta pública; asimismo, hágase del conocimiento de los Magistrados de Tribunales Unitarios de Circuito para su cumplimiento.

El Presidente de la Suprema Corte de Justicia de la Nación y del Consejo de la Judicatura Federal, Ministro Guillermo I. Ortiz Mayagoitia.- Rúbrica.- El Secretario General de Acuerdos, Rafael Coello Cetina.- Rúbrica.

EL LICENCIADO RAFAEL COELLO CETINA, SECRETARIO GENERAL DE ACUERDOS DE LA SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACION, CERTIFICA: Este Acuerdo General Conjunto Número 3/2009, DE PRIMERO DE DICIEMBRE DE DOS MIL NUEVE, DE LOS PLENOS DE LA SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACION Y DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA FEDERAL, RELATIVO A LA TRANSFERENCIA, DIGITALIZACION, DEPURACION Y DESTRUCCION DE LOS EXPEDIENTES GENERADOS EN LOS TRIBUNALES UNITARIOS DE CIRCUITO, que antecede, fue emitido por el Pleno de la Suprema Corte de Justicia de la Nación en su sesión privada de primero de diciembre del presente año, por unanimidad de nueve votos de los señores Ministros Sergio Salvador Aguirre Anguiano, José Ramón Cossío Díaz, Margarita Beatriz Luna Ramos, José Fernando Franco González Salas, José de Jesús Gudiño Pelayo, Sergio A. Valls Hernández, Juan N. Silva Meza y Presidente Guillermo I. Ortiz Mayagoitia, así como por el Pleno del Consejo de la Judicatura Federal en su sesión ordinaria de dos de diciembre de dos mil nueve, por unanimidad de seis votos de los señores Consejeros Presidente Guillermo I. Ortiz Mayagoitia, Daniel Francisco Cabeza de Vaca Hernández, Juan Carlos Cruz Razo, César Esquinca Muñoa, César Alejandro Jáuregui Robles y Jorge Moreno Collado.- México, Distrito Federal, a dos de diciembre de dos mil nueve.- Rúbrica.

EL LICENCIADO RAFAEL COELLO CETINA, SECRETARIO GENERAL DE ACUERDOS DE LA SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACION CERTIFICA: Que esta copia fotostática constante de cuarenta y siete fojas útiles concuerda fiel y exactamente con el original del Acuerdo General Conjunto 3/2009, que obra en los archivos de la sección de instrumentos normativos de esta Secretaría General de Acuerdos y se expide para su difusión.- México, Distrito Federal, a once diciembre de dos mil nueve.- Rúbrica.